หลังจากเสร็จสิ้นการประชุม ผู้เข้าร่วมทุกคนต่างก็เดินหน้าไปทำตามแผนการที่ได้ตกลงกันไว้ตามที่รับมอบหมายมา แต่หลายครั้งคุณจะพบว่าสิ่งที่ได้จากการประชุมนั้นไม่สามารถนำมาทำให้เกิดผลสำเร็จได้อย่างแท้จริงหรืออย่างน้อยก็ไม่ได้ผลอย่างที่คุณคาดว่าจะเป็น
ต่อไปนี้เป็น 4 วิธีที่ควรหลีกเลี่ยงเพื่อช่วยให้คุณสามารถทำให้การประชุมประสบความสำเร็จมากที่สุด
1. ไม่มีแผนการชัดเจนก่อนประชุม
การประชุมที่ดีต้องมีการวางแผนที่รัดกุมก่อนเสมอ อย่างน้อยที่สุดคุณก็ต้องวางจุดประสงค์ของการประชุมเรียงลำดับเป็นข้อๆ ออกมาเสียก่อน นอกจากนี้ยังควรจัดเตรียมโปรแกรมเพื่อการใช้งานอย่าง PowerPoint หรืออุปกรณ์เพื่อการประชุมให้เรียบร้อยและกำหนดเวลาอภิปรายหัวข้อต่างๆ อย่างชัดเจน
2.หาหัวหน้า
หาหัวหน้าหนึ่งคนเพื่อรับผิดชอบในการดำเนินการประชุมให้ต่อเนื่อง คนๆ นี้มีหน้าที่พาการประชุมให้ตอบจุดประสงค์ในข้อหนึ่งและลดการพูดนอกเรื่องให้น้อยที่สุด
3.ไม่ค่อยได้รับการตอบสนองจากผู้เข้าร่วม
หลายครั้ง วาระการประชุมก็ต้องมีการอภิปรายให้ชัดเจนและรับฟังความเห็นที่หลากหลายก่อนที่จะสามารถสรุปสิ่งต่างๆ ได้อย่างชัดเจน หัวหน้าการประชุมต้องพยายามถามผู้ร่วมประชุมว่าตามเนื้อเรื่องทันหรือไม่เพื่อกระตุ้นให้พวกเขาคิดและเข้าใจการประชุมได้ตลอดรอดฝั่ง
4.ไม่มีหลักฐานการประชุม
แม้การประชุมที่ดีที่สุดก็ขาดประสิทธิภาพได้หากไม่มีใครจดรายละเอียดหรือโน้ตสิ่งที่ต้องทำหลังเสร็จสิ้นการประชุม ดังนั้นจึงต้องมีเลขาฯ การประชุมคนหนึ่งที่คอยจดทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับการประชุมเพื่อใช้เป็นหลักฐานในการทำงานและติดตามผลงานในอนาคต
