อนาคตของสถานที่ทำงาน – องค์กรการเงินดิจิทัล

เมื่อองค์กรต่างๆ คิดว่าเรามีการจัดการสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรค COVID-19 ได้แล้วโดยแผนการเปิดเศรษฐกิจใหม่ แต่แล้วสถานการณ์โควิดระลอกใหม่ก็ส่งผลกระทบระบาดไปทั่วโลกอีกครั้ง

ประเทศต่างๆ ทั่วโลกรวมถึงประเทศไทยตกอยู่ในสถานการณ์ที่จะต้องล็อกดาวน์อย่างต่อเนื่องและยาวนาน เพื่อพยายามควบคุมจำนวนผู้ติดเชื้อที่เพิ่มสูงขึ้น การล็อกดาวน์และการจำกัดการเดินทางเป็นเวลานานได้สร้างความ
ท้าทายในการดำเนินงานและการขนส่งครั้งใหญ่สำหรับองค์กรที่มองข้ามสถานการณ์ระลอกแรก ซึ่งทำให้เกิดผลกระทบระยะยาวจากการระบาด และในขณะเดียวกันก็เกิดการนำโครงสร้างพื้นฐานทางดิจิทัลและนโยบายดิจิทัลใหม่มาใช้อย่างทันท่วงทีเพื่อจัดการการทำงานแบบเสมือน(virtual) ในระยะยาว แรงกดดันในการเปลี่ยนจากการทำงานในสำนักงานเป็นการทำงานทางไกลจากทางบ้าน รวมไปถึงการปรับใช้เครื่องมือเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานดิจิทัลแบบองค์รวม การเปลี่ยนแปลงจากการใช้ดินสอและกระดาษ การใช้กระดานวาดภาพและกระดาษพิมพ์เขียว การประชุมแบบตัวต่อตัวและการพบปะสังสรรค์ซึ่งได้เปลี่ยนแปลงการทำงานจากโลกจริงไปสู่โลกเสมือนและโลกแห่งเครื่องมือดิจิทัล

COVID-19 แสดงให้เห็นว่าการทำงานทางไกลไม่ได้สร้างอุปสรรคต่อประสิทธิภาพการทำงาน แรงขับเคลื่อนระดับโลกและการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวทำให้หลายองค์กรตระหนักว่าสถานที่ทำงานของพนักงานมีความสำคัญน้อยกว่าวิธีการทำงานอย่างยิ่ง สำหรับหลายๆ องค์กร ผลลัพธ์ของการเปลี่ยนมาทำงานทางไกลจากบ้านออกมาดีกว่าที่คาดไว้ และประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้นเมื่อทำงานทางไกลแม้ว่าจะก่อให้เกิดความท้าทายใหม่ๆ ก็ตาม

ผลสำรวจล่าสุดจากผู้บริหารของ Fortune/Deloitte ในเดือนตุลาคมปี 2020 ระบุว่า การทำงานทางไกลจะยังคงอยู่เนื่องจากพนักงานมากกว่าหนึ่งในสามจะยังคงทำงานจากที่บ้านต่อไปแม้ระยะเวลาจะผ่านไปหนึ่งปีนับจากนี้ ผลลัพธ์ดังกล่าวกระตุ้นให้ผู้นำในอุตสาหกรรมต่าง ๆ ต้องคิดใหม่ว่าพนักงานของตนจะทำงานในสถานที่ใดในระยะยาว และผลดังกล่าวจะเปลี่ยนความต้องการพื้นที่สำนักงานอย่างไรบ้าง ผลสำรวจรายงานว่าผู้บริหารกว่า 76% ระบุว่าองค์กรของพวกเขาต้องการพื้นที่น้อยลงในการก้าวไปข้างหน้า ซึ่งจะผลักดันให้สามารถประหยัดต้นทุนมากขึ้น ทั้งต้นทุนการดำเนินงานและรายจ่ายฝ่ายทุน โดยค่าใช้จ่ายด้านอสังหาริมทรัพย์และสิ่งอำนวยความสะดวกมักเป็นหนึ่งในสามค่าใช้จ่ายหลักขององค์กร ตามการคำนวณคร่าวๆ สามารถชี้ให้เห็นถึงสัดส่วนของค่าใช้จ่ายดังกล่าวคิดเป็น 2%-5% ของรายได้ขององค์กร การทำงานแบบดิจิทัลสามารถให้ผลประโยชน์ได้อย่างยั่งยืน โดยการที่พนักงานกระจายตัวทำงานจากสถานที่ต่างๆมากขึ้นย่อมหมายถึงการปล่อยมลพิษที่ลดน้อยลงเนื่องจากการเดินทางที่ลดลง และปริมาณการใช้อสังหาริมทรัพย์ที่น้อยลง การก่อสร้างที่ลดลง และการปล่อยมลพิษในการทำงานที่ต่างก็ต่ำลง

ดังนั้นเราจึงควรพิจารณาหาแนวทางใหม่ๆในการทำงานที่ดีกว่ารวมไปถึงแนวทางใหม่ๆในการจัดระเบียบองค์กร การเปลี่ยนไปสู่องค์กรการเงินดิจิทัลนับเป็นจุดที่ดีในการเริ่มต้นและการนำมาพิจารณา โดยความท้าทายส่วนใหญ่เป็นผลมาจากการดำเนินการทางการเงินที่เป็นไปแบบกึ่งดิจิทัล (Digital-manual hybrid)

แทนที่จะอยู่จนดึกเพื่อทำงานที่ยุ่งยากที่ต้องทำด้วยตนเอง (Manual) องค์กรการเงินดิจิทัลจะช่วยให้องค์กรของคุณมีประสิทธิภาพและทำให้ทีมการเงินทำงานได้อย่างราบรื่นแม้ในระยะวิกฤต ซึ่งจะเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานจากการทำงานแบบ Manual ดั้งเดิมและสถานที่ทำงานที่ใช้แรงงานเข้มข้นในการดำเนินงานทางการเงินให้เป็นไปในรูปแบบดิจิทัล สิ่งนี้สามารถกลายเป็นความได้เปรียบเชิงกลยุทธเนื่องจากการจัดการกระแสเงินสดและการมีทัศนวิสัย (Visibility) ได้กลายเป็นสิ่งสำคัญอันดับต้นๆ ในสถานการณ์การแพร่ระบาดในปัจจุบัน

เมื่อคำนึงถึงเรื่องนี้แล้ว องค์กรต่างๆ จึงต้องการเร่งการนำระบบอัตโนมัติมาใช้แทนคนในการทำงาน (Automation) ในองค์การการเงินดิจิทัล และนี่คือกุญแจสำคัญห้าประการในการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงที่ผู้บริหารด้านการเงินควรนำมาพิจารณา

Go Paperless – องค์กรสามารถเริ่มพิจารณาการหยุดใช้กระดาษในขั้นตอนการทำงานต่างๆ เช่น ในบันทึกการอนุมัติ เอกสารการอนุมัติ กระบวนการจัดซื้อจัดหา (Procure-to-pay) กระบวนการชำระเงิน (Order-to-cash) เป็นต้น นอกเหนือจากนี้ การใช้ระบบจ่ายเงินอิเล็กทรอนิกส์ (e-Payments) และการสนับสนุนให้ซัพพลายเออร์ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงการสร้างพอร์ทัลส่วนกลาง (Central portal) สำหรับโอนย้ายเอกสาร ต่างก็ช่วยการสนับสนุนให้เกิดการลดใช้กระดาษ
Go Mobile – องค์กรอาจพิจารณาเปลี่ยนคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะเป็นคอมพิวเตอร์แบบพกพา รวมถึงการมองหาความเป็นไปได้ใหม่ๆ ในการทำงานขณะเดินทางผ่านทางแอพลิเคชั่นบนโทรศัพท์มือถือ เช่น การอนุมัติลำดับงานผ่านทางโทรศัพท์
Go Cloud – การเปลี่ยนมาใช้ระบบวางแผนใช้ทรัพยากรทางธุรกิจผ่านระบบคลาวด์ (Cloud-based ERP systems) รวมถึงการนำการขยายผลวิธีการแก้ปัญหาที่ได้จากระบบวางแผนทรัพยากร (ERP) มาใช้กับการปิดบัญชี (Financial close) และการรายงานทางการเงิน ซึ่งจะช่วยให้ทีมการเงินดำเนินงาน จัดการ และเฝ้าสังเกตการปิดบัญชี การรวบรวมกิจการ และรายงานกิจกรรมผ่านระบบออนไลน์ได้จากทุกสถานที่
Go Automation – องค์กรต้องเร่งการใช้ระบบอัตโนมัติมาแทนแรงงาน ยกตัวอย่างเช่น การอ่านอักขระด้วยแสง (OCR) และการประมวลผลภาษามนุษย์ (NLR) เพื่อให้กระบวนการจับข้อมูลจากเอกสารเป็นไปอย่างอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังมีการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีซอฟแวร์อัตโนมัติ (RPA) เพื่อให้ทำกิจกรรมการบัญชีที่ซ้ำซ้อนตามกฎโดยอัตโนมัติ
Go Analytics – ใช้การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อให้ตัดสินใจเกี่ยวกับบุคคลได้ดีขึ้นและช่วยผลักดันผลลัพธ์ทางธุรกิจ สร้างการคาดการณ์การที่สามารถดำเนินการได้จริงสูงและการมองการณ์ไกลจากข้อมูลของคุณ และทำให้สามารถตัดสินใจได้อย่างอิสระมากยิ่งขึ้น

โดยสรุปแล้ว ทีมการเงินต้องใช้ความพยายามมากขึ้นในการพิจารณากุญแจสำคัญห้าประการในการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงการดำเนินงานทางการเงิน ในขณะที่ผู้บริหารด้านการเงินต้องเผชิญความท้าทายที่เพิ่มมากขึ้นในการจัดการทีมการเงินช่วงเกิดการล็อคดาวน์และการบังคับใช้นโยบายทำงานจากที่บ้านที่ในหลายประเทศที่เกิดจากสถานการณ์โรคระบาด และอีกแง่มุมที่สำคัญที่ควรพิจารณาคือการที่ผู้บริหารด้านการเงินและผู้มีอำนาจควบคุมควรช่วยสนับสนุนให้เกิดความยืดหยุ่น (Flexibility) ในการทำงานได้จากทุกสถานที่ สามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์และลดขั้นตอนยุ่งยากและงานที่ต้องทำด้วยตนเอง (Manual) เมื่อเกิดการทำงานผ่านโลกดิจิทัล แนวคิดเรื่องสถานที่ทำงานก็ต้องปรับเปลี่ยนตาม มิเช่นนั้นเราอาจพลาดโอกาสที่จะช่วยให้ทีมประสบความสำเร็จได้มากเท่าที่ควร และธรรมชาติของการทำงานที่เกิดขึ้นในนั้นก็นับเป็นสิ่งที่ช่วยให้องค์กรได้ประโยชน์อย่างเต็มที่จากข้อได้เปรียบของการทำงานลักษณะดังกล่าว