ชัดเจนว่าอีเมล์ยังคงเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือทางการตลาดที่จำเป็นสำหรับมาร์เกตเตอร์ทุกคนไม่ว่าเวลาจะผ่านไปนานเพียงใด แต่นั้นก็ไม่ได้หมายความว่าให้คุณ take it serious สำหรับการตอบหรือส่งจดหมายอิเลกทรอนิกส์ให้แก่ผู้ใช้ ต่อไปนี้เป็นทริค 6 ข้อที่จะช่วยให้คุณโต้ตอบกับลูกค้าทางอีเมล์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
1.อย่าพยายามใช้ reply all
ในทางธุรกิจ ผู้บริโภคต้องการรู้สึกเป็นคนพิเศษ ฉะนั้น การส่งอีเมล์โดยจ่าหัวว่า “เรียนลูกค้าผู้มีอุปการะคุณ” แล้วก็ reply all ไปทุกคน ไม่ได้ทำให้เขารู้สึกพิเศษอย่างแน่นอน แถมข้อความบางส่วนก็อาจไม่เกี่ยวกับเขาจนทำให้รู้สึกหัวเสียที่ต้องเสียเวลาอ่าน
2. อย่างเสียเวลาส่ง thanks อีเมล์อยู่เลย
นักการตลาดหลายครั้งมักพยายามสื่อสารกับผู้บริโภคจนโอเวอร์เกินไป การส่งจดหมายของคุณอาจไม่ได้ทำให้เขาซาบซึ้ง เขามองว่ามันเป็น junk mail ที่เข้ามารบกวนอีเมล์ของเขาและคุณอาจถูกลบออกไปหากชอบขอบคุณเขาบ่อยๆ
3. อย่าตอบอีเมล์ไม่เป็นเวลา
การตอบอีเมล์ก็เหมือนการทำงาน ฉะนั้น คุณมี office hours ในการตอบอีเมล์เช่นกัน กำหนดกฏไว้ว่าคุณจะตอบอีเมล์เฉพาะช่วงเวลาแต่ให้ monitor อีเมล์บ้างเผื่อเกิดเหตุการณ์ฉุกเฉินขึ้นจริงๆ
4. อย่าส่งเมล์เกินสามฉบับ
คุณอาจคิดว่าอีเมล์ช่วยคุณสื่อสารได้ทุกสิ่ง แต่จริงๆ แล้วไม่ใช่ เคยไหมที่คุณต้องส่งอีเมล์โต้ตอบกับคนๆ หนึ่งไปมานับฉบับไม่ถ้วน ดังนั้นให้กำหนดไว้ว่าคุณจะส่งอีเมล์โต้ตอบกับคนๆ เดิมไม่เกิน 3 ฉบับ หากยังต้องส่งอีกก็ยกหูโทรหาเขาเลยดีกว่า
5. ใช้พื้นที่ “หัวข้อ” ให้เป็นประโยชน์
หากคุณมีเรื่องด่วน ให้จ่าหัวไปเลยว่า “ด่วน: กรุณาตอบทันทีที่เห็น” แน่นอนว่ามันดูกระตุ้นให้เกิดความตกใจแต่บางครั้งคุณก็ต้องใช้มันจริงๆ หรือบางครั้งบอก action ที่คุณต้องการให้เขาทำไปเลย เช่น “ช่วยโทรหาลูกค้าคนนี้สัก 5 นาทีหน่อยนะจ๊ะ”
6. เขียนให้สั้น
มาร์เกตเตอร์มีเมล์มากมายเป็นหางเว่าให้อ่านและลูกค้าของคุณก็มีธุระมากมายเช่นกัน (จริงๆ เขาไม่ชอบอ่านอีเมล์คุณเท่าไหร่หรอก) ดังนั้นเขียนให้สั้น แนะนำให้แยกเป็น bullet หรือถ้าเป็นไปได้เขียนแค่หนึ่งบรรทัดจบได้ก็จะดีมาก
แล้วคุณล่ะ? มีเทคนิคอะไรในการตอบเมล์ลูกค้า แชร์ให้เราฟังกันหน่อยนะครับ
