ปัจจุบันหลายองค์กรทั้งขนาดเล็ดขนาดใหญ่ พูดถึงการทำงานแบบอไจล์ (Agile) คนที่ฟังแล้วเข้าใจก็มีมาก แต่เชื่อเถอะว่า SME ขนาดเล็กๆ ยังมีงงๆ อยู่บ้างว่าอไจล์คืออะไร ต้องเสียเงินซื้ออุปกรณ์เพิ่มหรือเปล่า ปกติทำอยู่ทุกวันนี้ก็ดีอยู่แล้ว อไจล์จะทำให้ดีขึ้นได้อีกอย่างไร แล้วหลาย SME ก็จะจบลงตรงที่ไม่เอาดีกว่า เพราะทำทุกวันนี้ก็ดีอยู่แล้ว เสียเวลาไปหาวิธีให้ลูกค้าซื้อเพิ่มขึ้นดีกว่า
อย่างนั้นมาทำความรู้จักคร่าวๆ ก่อนว่า อไจล์เป็นอย่างไร ซึ่งการทำงานแบบอไจล์ คือ การทำงานแบบเป็นทีมที่ประกอบไปด้วยบุคลากรจากหลายสายงาน แทนการทำงานแบบระหว่างแผนก โดยจะเน้นการสื่อสารระหว่างคนทำงานเพื่อให้เกิดความเข้าใจมากยิ่งขึ้น สำคัญที่สุดคือการกระจายอำนาจการตัดสินใจ โดยเน้นไปที่แผนการทำงานระยะสั้นเพื่อให้เกิดความสำเร็จที่รวดเร็ว
รวมไปถึงการแก้ไขปัญหาข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว หลายคนมักจะเข้าใจว่าจำเป็นต้องลงทุนเครื่องมือเพื่อช่วยให้การสื่อสารรวดเร็ว แต่ถ้าหากธุรกิจนั้นมีจำนวนคนไม่มากอย่าง SME ก็แทบไม่ต้องทุนอะไรเพิ่มเติม หรือหากต้องการใช้เทคโนโลยีก็สามารถใช้เครื่องมือเพื่อการสื่อสารง่ายๆ ที่ใช้กันอยู่ในปัจจุบัน โดยหลักสำคัญของอไจล์คือ การยอมรับความผิดพลาดที่เกิดขึ้น แต่ต้องสามารถแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว เพื่อเรียนรู้ความผิดพลาดเหล่านั้น และตอบโจทย์ลูกค้าได้อย่างตรงจุดที่สุด
ถึงตรงนี้หากใครที่คิดว่าอนาคตเทคโนโลยีจะเข้ามามีส่วนการทำให้ธุรกิจสามารถเดินหน้าต่อไปได้ ต้องลองหันมาทำงานในรูปแบบอไจล์ดู เพราะแนวคิดการทำงานแบบอไจล์สามารถทำได้กับทุกธุรกิจ แม้จะมีบางธุรกิจที่อาจไม่จำเป็นต้องทำก็ตาม แต่อย่างที่กล่าวไว้ลองดู 5 วิธีการทำงานแบบอไจล์ แล้วหากผิดพลาดก็จะเป็นการเรียนรู้ ยิ่งเรียนรู้ได้ไวก็ยิ่งสามารถปรับใช้กับธุรกิจได้ดีและเร็วยิ่งขึ้น
โดย 5 วิธีการทำงานแบบอไจล์ ประกอบไปด้วย
1. การแบ่งรอบการดำเนินงานเป็นระยะเวลาสั้นๆ (Sprint Planning) คือการทำงานที่สามารถส่งมอบงานบางส่วน โดยไม่จำเป็นต้องรอจนกว่าจะเสร็จทั้งหมด และทยอยส่วนที่เหลือในรอบต่อๆ ไป เพื่อตอบสนองธุรกิจในปัจจุบันมีการแข่งขันที่สูง และความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงบ่อย
2. การทำงานโดยใช้ตารางการทำงาน (Print Execution) เป็นบริหารระบบการทำงาน โดยแบ่งสถานะการทำงานออกเป็น แผนงานที่จะต้องลงมือทำ (To-do), อยู่ระหว่างการดำเนินงานตามแผนงาน (Doing) และสิ้นสุดการทำแผนงาน (Done) เพื่อให้ทุกคนในทีมได้อัพเดทและเห็นกระบวนการทำงานทั้งหมดร่วมกัน
3. การมีประชุมสั้นๆ ก่อนเริ่มงานทุกวัน (Daily Meeting) การประชุมดังกล่าวจะเน้นบอกกับทุกคนว่าวันนี้จะทำอะไร ติดปัญหาตรงไหน และต้องแก้ไขปัญหาหรือต้องเข้าไปช่วยเหลืออย่างไร ซึ่งจะทำให้เห็นกระบวนการทำงานของแต่ละคนอย่างชัดเจน ช่วยให้เกิดความกะตือรือร้นในการทำงาน สำคัญที่สุดคือห้ามประชุมเป็นเวลานานเพื่อไม่ให้กินเวลาการทำงาน
4. การรีวิวและทดสอบงานในทุกๆ ช่วงของแผนงาน (Sprint Review) เป็นการทดสอบว่างานเสร็จตามแผนที่วางไว้หรือไม่ ผลลัพธ์ที่ได้เป็นเช่นไร หากไม่เป็นไปตามที่คาดจะได้ช่วยกันหาว่าเกิดปัญหาอะไร แล้วจะแก้ไขอย่างรวดเร็วอย่างไร
5. การวิเคราะห์การทำงานเพื่อพัฒนา (Retrospective) เป็นการสรุปแนวทางการทำงานที่ผ่านมา สิ่งใดที่ทำออกมาแล้วดีสามารถพัฒนาให้ดีกว่านี้ได้ หรือปัญหาที่เกิดขึ้นควรแก้ไขอย่างไร รวมไปถึงการสรรหาวิธีการทำงานใหม่เพื่อลองดูว่าจะทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นกว่านี้หรือไม่ในการทำงานครั้งต่อไป
ทั้งหมดนี้นอกจากจะช่วยให้การทำงานเกิดความรวดเร็วขึ้นแล้ว ยังช่วยให้ทุกคนมีส่วนร่วมในกระบวนการทำงานทั้งหมดอีกด้วย
Source: Bluebik Group
