เมื่อวันที่ 20 พฤษภาคม 2558 ที่ผ่านมา อะโดบีเปิดตัวบริการคลาว์ใหม่ล่าสุด “Adobe Document Cloud” ต่อยอดความสำเร็จจาก Adobe Creative Cloud และ Adobe Marketing Cloud ที่ได้เปลี่ยนแปลงการทำงานระดับมืออาชีพของวงการครีเอทีฟและการตลาดไปทั่วโลก
โดย คุณราเจช พาทิล ที่ปรึกาอาวุโสด้านโซลูชั่น อะโดบี เอเชียแปซิฟิก เป็นผู้ให้รายละเอียดของผลิตภัณฑ์ใหม่นี้ พร้อมอัปเดทการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญของอะโดบี Adobe Document Cloud นี้จะประกอบไปด้วยกลุ่มของบริการครบวงจรที่ทำงานร่วมกับโปรไฟล์และเอกสารของผู้ใช้งานแบบศูนย์กลาง ทำให้ทุกคนสามารถสร้าง, ตรวจสอบ, อนุมัติ, เซ็นต์ลายเซ็นต์ และติดตามเอกสารได้จากทั้งบนเดสก์ทอปและอุปกรณ์พกพา
โดยหัวใจของระบบ Adobe Document Cloud นี้คือ Adobe Acrobat DC ที่ยกเครื่องใหม่ทั้งหมด ซึ่งจะทำให้การใช้งานลายเซ็นต์ดิจิตัล (e-signature) กลายเป็นที่แพร่หลายจากการรวมระบบเซ็นต์เอกสารดิจิตัล (e-signing) เอาไว้ภายในบริการครบวงจรนี้ด้วย อีกทั้ง Adobe Acrobat DC ที่สามารถใช้งานผ่านการสัมผัสหน้าจอได้นี้ก็จะเปิดให้ซื้อลิขสิทธิ์การใช้งานทั้งในรูปแบบของการ subscription และการซื้อแบบ one-time purchase การเปิดตัว Adobe Document Cloud ครั้งนี้จะมุ่งเน้นไปที่การแก้ไขความสูญเปล่าและความไร้ประสิทธิภาพของกระบวนการการจัดการเอกสารเป็นหลัก ไม่ว่าจะเป็นใบอนุญาตการทำกิจกรรมของโรงเรียน, แบบฟอร์มประกันสุขภาพ หรือเอกสารอนุมัติการทำงานต่างๆ ขององค์กรที่มีความซับซ้อน ซึ่งทั้งหมดนี้อะโดบิจะเป็นผู้ที่เปลี่ยนแปลงวิธีการที่ผู้คนและธุรกิจต่างๆ ใช้ในการทำงานให้สำเร็จ
คุณไบรอัน แลมคิน รองประธานอาวุโสฝ่ายเทคโนโลยีและการพัฒนาองค์กรแห่งอะโดบีกล่าวว่า “ผู้คนและธุรกิจต่างก็ถูกผูกติดอยู่กับระบบการทำงานด้วยเอกสารที่ทั้งช้า, สูญเปล่า และกระจัดกระจาย ในขณะที่ข้อมูลหลากหลายรูปแบบได้ถูกแปลงเป็นดิจิตัลได้สำเร็จแล้ว ไม่ว่าจะเป็นหนังสือ, ภาพยนตร์ และดนตรี แต่เอกสารและกระบวนการการทำงานยังไปไม่ถึงจุดนั้น และนั่นคือสิ่งที่จำเป็นจะต้องเปลี่ยนแปลง Adobe Document Cloud จะปฏิวัติวิธีการทำงานของคนกับเอกสารสำคัญต่างๆ ให้ง่ายขึ้น”
คุณพอล รอบสัน ประธานของอะโดบีเอเชียแปซิฟิค กล่าวว่าการมาของ Adobe Document Cloud จะช่วยเพิ่มขีดความสามารถของธุรกิจภายในภูมิภาคนี้
“สำหรับภูมิภาคเอเชียแปซิฟิค Document Cloud ตอบโจทย์ความต้องการพื้นฐานสำหรับการทั้งตลาดที่มีอยู่เดิม และการตลาดใหม่ๆ ที่กำลังเกิดขึ้น และนั่นก็เป็นความสามารถของเราที่สามารถระบุถึงปัญหาการขาดความเชื่อมต่อของเอกสาร (document disconnect) ที่มีกระบวนการการทำงานที่เชื่องช้าและเป็นภาระ ถ่วงให้ธุรกิจช้าลงไปด้วย การค้นคว้าได้แสดงให้เห็นถึงความผิดหวังของผู้คนที่มีต่อระบบเอกสาร ที่ถึงแม้แนวคิดของที่ทำงานแบบไร้กระดาษ (paperless office) จะถูกกล่างถึงมานานหลายปี แต่ก็ยังคงไม่สามารถกลายเป็นความจริงได้ ในขณะที่การดำเนินธุรกิจต่างๆ ในเอเชียแปซิฟิคมีการแข่งขันสูง และเติบโตอย่างรวดเร็ว การแก้ไขปัญหาทางด้านการจัดการเอกสารต่างๆ ได้จะส่งผลกระทบครั้งใหญ่ต่อความสามารถในการทำงานและประสิทธิภาพในการทำงานเป็นอย่างมาก โดยยังไม่ต้องพูดถึงประเด็นที่ว่าผู้คนจะสามารถทำงานได้อย่างมีความสุขมากขึ้นด้วยซ้ำ” คุณพอล กล่าว
จากการศึกษาของอะโดบีภายใต้หัวข้อ Paper Jam: Why Documents are Dragging Us Down ได้เปิดเผยถึงสาเหตุที่กระบวนการการทำงานของธุรกิจที่ใช้มาอย่างต่อเนื่องยาวนาน และวิธีการจัดการกับเอกสารที่ล้าสมัยส่งผลต่อความสามารถในการทำงาน, ประสิทธิภาพ และความพึงพอใจของพนักงาน โดยผลลัพธ์ได้แสดงให้เห็นถึงพนักงานจำนวน 83% ที่รู้สึกว่าความสำเร็จและความสามารถในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพนี้ถูกถ่วงให้ช้าลงด้วยวิธีการจัดการเอกสารที่ล้าสมัย ในขณะที่ 61% ของผู้ถูกสำรวจมีความคิดที่จะเปลี่ยนงานเพื่อหางานที่ต้องทำงานเอกสารน้อยลง
คุณพอล กล่าวเสริมว่า “มันเป็นปัญหาที่ธุรกิจต่างๆ ไม่สามารถเมินเฉยได้อีกต่อไป การสูญหายของข้อมูลและเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ก็เป็นความน่าผิดหวังอีกประการหนึ่ง ด้วยจำนวนของผู้ถูกสำรวจ 70% ที่เคยทำข้อมูลสูญหายกล่าวว่าการที่ฮาร์ดไดรฟ์เสียหายแต่ละครั้งนั้น สร้างภาระงานจำนวนมาก และในขณะเดียวกัน ถึงแม้ปริมาณของเอกสารจะยังถูกจัดเก็บเอาไว้บนคลาวด์ไม่มากนัก แต่ 65% ของผู้ถูกสำรวจก็เห็นด้วยว่าการเข้าถึงข้อมูลการทำงานที่จำเป็นเหล่านันสำคัญมาก”
ภายใน Adobe Document Cloud จะประกอบไปด้วย
• Acrobat DC โฉมใหม่
ด้วย Acrobat DC อะโดบีจะยกระดับของโซลูชัน PDF ที่ดีที่สุดในโลกไปอีกขั้น ด้วยหน้าจอการใช้งานที่ลื่นไหลอย่างเป็นธรรมชาติและรองรับการสัมผัสของ Acrobat DC จะช่วยให้สามารถทำงานให้สำเร็จได้จากทุกที่ได้เป็นอย่างดี และระบบ Tool Center ใหม่ก็จะทำให้สามารถเรียกใช้งานเครื่องมือที่คุณใช้งานบ่อยได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว นอกจากนี้ Adobe DC ยังใช้ความสามารถในการจัดการภาพ เพื่อแปลงเอกสารกระดาษใดๆ ให้กลายเป็นเอกสารดิจิตัลที่สามารถแก้ไขได้และส่งไปถึงผู้รับเพื่อทำการเซ็นต์ลายเซ็นต์กลับมาได้ คุณสามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเกี่ยวกับ Acrobat DC ได้ที่นี่ทันที
• ผู้ใช้งานทุกคนสามารถเซ็นต์เอกสารดิจิตัลได้จากทุกที่
บริการ eSign ของ Adobe Document Cloud (ชื่อเก่าคือ Adobe EchoSign) จะถูกรวมเอาไว้ในการ subscription ทุกรูปแบบของ Acrobat DC ซึ่งจะเป็นส่วนหนึ่งของทั้ง Adobe Document Cloud และ Adobe Creative Cloud ทำให้ในเวลานี้คุณสามารถที่จะส่งและเซ็นต์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดได้จากทุกอุปกรณ์ โดยโมบายล์แอพฯ Fill & Sign ที่ถูกออกแบบใหม่ก็จะทำให้ทุกการเซ็นต์เอกสารง่ายและรวดเร็ว รวมถึงยังมีระบบกรอกเอกสารอัตโนมัติ (smart autofill) ที่ทำงานข้ามอุปกรณ์ได้อีกด้วย
• เปิดตัวฟีเจอร์ Mobile link และโมบายล์แอพฯ รุ่นใหม่
คุณสามารถทำการเข้าถึงงานของคุณได้ทั้งจากเดสก์ทอปและอุปกรณ์พกพา และทำงานบนแบบฟอร์มหรือเอกสารที่ทำงานค้างอยู่ได้อย่างต่อเนื่องผ่าน Mobile Link ที่ถูกพัฒนาขึ้นใหม่ ทำให้ไฟล์, การตั้งค่า และลายเซ็นต์ของคุณจะติดตามไปกับคุณเสมอ และด้วยโมบายล์แอพฯ ใหม่สองชุด ได้แก่ Acrobat Mobile และ Acrobat Fill & Sign ทุกคนจะสามารถสร้าง, แก้ไข, ให้ความเห็น และเซ็นต์เอกสารทั้งหมดได้ทันทีจากโทรศัพท์มือถือและแท็บเบล็ต นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้กล้องถ่ายภาพบนอุปกรณ์พกพาของคุณเป็นสแกนเนอร์พกพาที่จะช่วยให้การแปลงเอกสารกระดาษให้กลายเป็นเอกสารดิจิตัล สำหรับทำการแก้ไขและส่งเพื่อขอรับลายเซ็นต์กลายเป็นเรื่องง่ายได้ทันที
• การบริหารจัดการและควบคุมเอกสาร
บริการ Send & Track จะช่วยให้คุณบริหารจัดการ, ติดตาม และควบคุมเอกสารของคุณได้ ด้วยการติดตามเอกสารอย่างชาญฉลาด คุณจะสามารถรับรู้ได้ว่าเอกสารสำคัญแต่ละชุดถูกดำเนินการอยู่ที่ขั้นตอนไหน และมีใครเปิดอ่านเมื่อไหร่บ้าง อีกทั้งความสามารถในการควบคุมเอกสารก็จะช่วยปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้ทั้งภายในและภายนอกไฟร์วอลล์สำหรับการใช้งานทั้งเชิงธุรกิจและการใช้งานส่วนตัว
สามารถใช้งานร่วมกับ Adobe Creative Cloud และ Adobe Marketing Cloud ได้
Acrobat ได้เป็นศูนย์กลางหลักของ Adobe Creative Cloud และความสำเร็จอย่างล้นหลาม ด้วยการทำให้เหล่าครีเอทีฟสามารถสร้าง mock-up งานต่างๆ ได้, สามารถให้ความเห็นและโต้ตอบภายในเอกสารเหล่านั้นได้, สามารถตรวจสอบและแก้ไขก่อนตีพิมพ์ได้ และอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่ง Adobe Document Cloud จะช่วยเสริมการทำงานในลักษณะนั้นได้ด้วยการทำให้เหล่าครีเอทีฟสามารถทำงานกับ PDF ได้จากทุกที่ และเพิ่มความสามารถในการเซ็นต์เอกสารดิจิตัล และการสำรองข้อมูลขึ้นไปยัง Adobe Creative Cloud โดยลูกค้าของ Adobe Creative Cloud ก็จะสามารถเข้าใช้งาน Adobe Document Cloud ผ่านทาง Acrobat DC ที่จะถูกรวมอยู่ภายในลิขสิทธิ์การใช้งานของ Adobe Creative Cloud ด้วยเช่นกัน
ในวันนี้ บริการ eSign ของ Adobe Document Cloud ได้ถูกรวมเข้าไปใน Adobe Experience Manager Forms เพื่อสร้างประสบการณ์การใช้งานให้แก่ผู้ที่ใช้งานบนเว็บและโมบายล์ไซต์ได้อย่างราบรื่น และในอนาคต Adobe จะรวมความสามารถหลักๆ ของ Adobe Marketing Cloud เข้าไปยัง Adobe Document Cloud ด้วย เพื่อให้ภาคธุรกิจสามารถทำการทดสอบ, ชี้วัด และบริหารจัดการเอกสารต่างๆ ได้ด้วยข้อมูลการใช้งานและการโต้ตอบกับเอกสารทั้งหมด เหมือนกับข้อมูลที่เหล่านักการตลาดสามารถตรวจสอบได้จากแคมเปญการตลาดดิจิตัลในวันนี้
Document Cloud สำหรับองค์กรธุรกิจ
จากการสำรวจของ IDC เมื่อไม่นานมานี้ กระบวนการการทำงานด้วยเอกสารที่ขาดความเชื่อมต่อนั้นถูกใช้งานอยู่อย่างกว้างขวาง และส่งผลกระทบในเชิงลบต่อธุรกิจทุกประเภท มีงานเอกสารมากกว่า 80% ที่ยังไม่เป็นแบบดิจิตัล และต้องมีการแปลงกลับไปกลับมาระหว่างดิจิตัลกับกระดาาหลายครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเอกสารเหล่านั้นจำเป็นต้องมีการเซ็นต์ลายเซ็นต์ ซึ่งทำให้เสียเวลาอันมีคุณค่าขององค์กรไปในแต่ละครั้งที่เกิดการเปลี่ยนแปลงเอกสารระหว่างดิจิตัลกับกระดาษ นอกจากนี้ พนักงานยังเสียเวลามากกว่าหนึ่งในสามไปกับกระบวนการที่เกี่ยวกับการบริหารเหล่านี้ แทนที่จะได้ทำงานหลักของตัวเอง
“การศึกษาของเราแสดงให้เห็นว่าองค์กรทุกประเภทกำลังประสบปัญหาจากสิ่งที่เราเรียกว่า การขาดความเชื่อมต่อของเอกสาร” เมลิสสา เว็บสเตอร์ ผู้ดำรงตำแหน่งรองประธานโครงการเทคโนโลยีด้านคอนเทนต์และสื่อดิจิตัลจาก IDC กล่าว “ปัญหานี้สร้างความเสียหายให้กับองค์กรทุกขนาดในทุกๆ อุตสาหกรรมทั่วโลก และยังส่งผลให้เกิดความล่าช้าและความผิดพลาดในทุกๆ กระบวนการทำงาน ไม่ว่าจะเป็น สัญญาและใบเสนอราคาขาย, การจัดซื้อ, การจ้างพนักงานใหม่ และการฝึกอบรมพนักงาน อีกทั้งจากผลการสำรวจยังชี้ให้เห็นว่าปัญหานี้เป็นอุปสรรคสำคัญต่อธุรกิจที่ส่งผลร้ายต่อรายรับ, การทำตามข้อกำหนดต่างๆ, ค่าใช้จ่าย และประสบการณ์ที่ลูกค้าได้รับอีกด้วย”
Adobe Document Cloud สำหรับองค์กรจะเน้นการแก้ปัญหาการขาดความเชื่อมต่อนี้ด้วยการทำให้ทุกๆ แผนกและทั้งองค์กรสามารถจัดการงานเอกสารได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ทั้งจากภายในและภายนอกองค์กร ด้วยบริการต่างๆ ของ Adobe Document Cloud ที่รวมถึงบริการ eSign สำหรับองค์กรโดยเฉพาะ โดย Adobe Document Cloud จะนำเสนอโซลูชันสำหรับอุตสาหกรรมที่หลากหลาย ได้แก่ ธุรกิจสาธารณสุขและประกัน, ธุรกิจบริการด้านการเงิน, ธุรกิจสื่อและบันเทิง, หน่วยงานภาครัฐ และสถานศึกษาที่รวมทั้งโรงเรียนและมหาวิทยาลัย ด้วยโซลูชันที่จะเปิดตัวนำร่องก่อนอย่าง Workforce Productivity, Sales Acceleration, HR Efficiency และ Procurement Contracting ระบบ Adobe Document Cloud for the Enterprise จะช่วยให้องค์กรสามารถแซงหน้าคู่แข่งได้อยู่ตลอดเวลา นอกจากนี้องค์กรยังสามารถบริหารจัดการผู้ใช้งานและลิขสิทธิ์การใช้งานของ Adobe Document Cloud และ Adobe Creative Cloud ได้ด้วยการยืนยันตัวตนเพียงครั้งเดียว (Single Sign-on/SSO) จากหน้าจอ Adobe Enterprise Dashboard
อ้างอิงจากการสำรวจของ IDC ผู้นำของธุรกิจต่างๆ ได้ประเมินมูลค่าแฝงของการจัดการปัญหาการขาดความเชื่อมต่อของเอกสารนี้เอาไว้ว่าจะสามารถช่วยเพิ่มรายรับให้องค์กรได้ 36% และลดค่าใช้จ่ายขององค์กรได้ 30% ในขณะที่ยังลดความเสี่ยงในการทำตามข้อกำหนดถึง 23% ซึ่งก็ถือเป็นโอกาสอันดีที่ทุกๆ ธุรกิจควรคว้าเอาไว้
ราคาและการวางจำหน่าย
อะโดบี ด็อคคิวเม้นท์ คลาวด์ (Adobe Document Cloud) และแอคโครแบท ดีซี (Acrobat DC) คาดว่าจะสามารถใช้งานได้ภายใน 30 วัน สมัครสมาชิก Acrobat วันนี้เพียง 14.99 USD$ ต่อเดือนเท่านั้น โดยลูกค้าจะได้รับ Acrobat DC และ Document Cloud เวอร์ชั่นใหม่แบบอัตโนมัติทันทีที่สามารถใช้งานได้
Acrobat DC จะวางจำหน่ายทั้งในรูปแบบสมัครสมาชิก และแบบใบไลเซนต์ ตามความต้องการในการใช้งาน ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่: www.adobe.com/sea
