ในยุคที่ทุกคนมีสมาร์ทโฟนคนละเครื่อง มีคอมพิวเตอร์ แล็ปท็อป มีแท็บเล็ตมาช่วยสื่อสาร ส่งข้อมูล ใช้ทำธุรกรรมชำระค่าสินค้าและบริการออนไลน์กันได้แบบสบายๆ ในยุคที่โลกธุรกิจเดินหน้าทำ Digital Transformation กันอย่างเต็มที่ แต่ทำไมทุกวันนี้บางองค์กรบางบริษัทยังคงทำธุรกรรมโดยใช้เอกสารกระดาษและลายเซ็นแบบเดิมอยู่
เหตุผลอาจมีหลายอย่างไม่ว่าจะเป็นความเคยชินกับวัฒนธรรมองค์กรแบบเดิมๆ กังวลเรื่องต้นทุนที่อาจเพิ่มสูงขึ้น รวมไปถึงไม่มั่นใจในความน่าเชื่อถือของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงอาจเป็นเพราะยังไม่รู้ว่า ปัจจุบันมี “กฎหมาย” ออกมารับรองการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ที่เรียกว่า e-Signature บนเอกสารดิจิทัลรูปแบบต่างๆ แล้ว และวิธีการนี้ไม่ได้มีประโยชน์แค่เพิ่มความสะดวกสบายและมีความน่าเชื่อถือเท่านั้น แต่ยังช่วยลดต้นทุนได้ด้วย
ใช้ได้เลยมีกฎหมายรองรับ
การปรับเปลี่ยนมาใช้ e-Signature ไม่ใช่เรื่องที่น่ากังวลเพราะปัจจุบันมีกฎหมายที่ออกมารองรับการลงนามอิเล็กทรอนิกส์แล้ว กฎหมายที่ว่านี้มีชื่อว่า “พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 และที่แก้ไขเพิ่มเติม” ออกมาคุ้มครอง e-Signature, Digital Signature และ e-Document รูปแบบต่างๆ แล้ว เรียกว่าจะช่วยเพิ่มความสะดวกสบายของเราทุกคน รวมไปถึงนิติบุคคลต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการทำธุรกรรมกับเอกชนหรือภาครัฐ เช่น การซื้อ-ขาย การทำสัญญาเช่า การจดทะเบียนบริษัท การยื่นภาษี หรือแม้แต่การนำไปใช้เป็นหลักฐานในการฟ้องร้องในกระบวนการทางกฎหมาย นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมทุกวันนี้เราได้เห็นการนำข้อความแชท LINE มาเป็นหลักฐานในชั้นศาลในหลากหลายคดี
e-Signature คืออะไร?
e-Signature หรือ ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หมายถึงข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ตัวเลข ตัวอักษร สัญลักษณ์ หรือแม้กระทั่งเสียง ที่ใช้แทนลายมือชื่อจริงบนเอกสาร และทั้งหมดนี้ พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 และที่แก้ไขเพิ่มเติม รับรองให้ e-Signature มีผลทางกฎหมายเทียบเท่ากับลายมือชื่อที่ทำบนกระดาษแบบเดิมแล้ว
สำหรับตัวอย่าง e-Signature ที่เราอาจคุ้นเคยก็เช่น การพิมพ์ชื่อไว้ท้ายอีเมล, การสแกนลายมือชื่อแปะไปบนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แล้วทำเป็นไฟล์ PDF, การใช้ stylus หรือเขียนลายมือชื่อด้วยนิ้วมือลงบนหน้าจอ, การคลิกปุ่ม “ยอมรับ” หรือ “ตกลง” ในเว็บไซต์ รวมไปถึงการออกใบกำกับภาษีที่เรียกว่า e-Tax Invoice ก็เป็นการใช้ e-Signature รูปแบบหนึ่ง
นอกจากนี้สิ่งที่หลายคนอาจไม่รู้ก็คือการทำข้อตกลงหรือทำธุรกรรมระหว่างกันในแอปพลิเคชันที่ใช้สื่อสารออนไลน์ซึ่งต้องมีการใช้ Username หรือ Password ยืนยันตัวตนก่อน เช่น การตกลงซื้อ-ขายผ่าน Facebook Messenger, LINE หรือ TikTok ก็นับเป็น e-Signature รูปแบบหนึ่งด้วยเหมือนกัน นั่นหมายความว่าใครที่ยืมเงินเพื่อนผ่าน LINE แล้วไม่ใช้คืน ข้อมูลในแชทก็สามารถนำไปใช้เป็นหลักฐานในการฟ้องร้องเป็นคดีความได้เช่นกัน
อย่างไรก็ตาม กฎหมายกำหนดเอาไว้ว่า e-Signature ที่มีผลทางกฎหมายว่าได้ลงลายมือชื่อแล้วจำเป็นจะต้องมี 3 เงื่อนไขก็คือ
- สามารถระบุเจ้าของลายมือชื่อได้ว่าเป็นของใคร ไม่ว่าจะเป็นตัวอักษร ตัวหนังสือ ตัวเลข หรือสัญลักษณ์ใดๆ ก็ตามที่สร้างขึ้นให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ลายมือชื่อเหล่านั้นจะต้องสามารถยืนยันได้ว่าเป็นของเรา
- ต้องระบุเจตนาของเจ้าของลายมือชื่อได้ว่าเซ็นเพื่ออะไร ไม่ใช่เป็นการลงนามบนกระดาษเปล่า แสดงให้เห็นเจตนาว่าเป็นการลงนามเพื่อประกอบกับข้อความอะไรในเอกสารอิเล็กทรอนิกนั้นๆ
- ต้องใช้วิธีการที่เชื่อถือได้ โดยจะดูจากวิธีการว่ามั่นคงปลอดภัยหรือไม่ มีลักษณะและขนาดเป็นอย่างไร ระบบการสื่อสารรัดกุมแค่ไหน
นั่นก็หมายความว่าแต่ละครั้งที่เราลงนามด้วยวิธีนี้เพื่อยืนยันเนื้อหาข้อความหรือข้อตกลงใดๆ ก็ตาม หากเราไม่สามารถยืนยันได้ครบทั้ง 3 เงื่อนไขนี้ก็หมายความว่า e-Signature นั้นไม่มีผลตามกฎหมายเช่นกัน ดังนั้นหากเป็นเรื่องที่สำคัญก็ควรเลือกไปใช้ Digital Signature แทนนั่นเอง
Digital Signature คืออะไรต่างจาก e-Signature ยังไง?
นอกจากนี้กฎหมายยังรับรองไปถึง Digital Signature ที่เรียกว่าเป็นอีกระดับของ e-Signature ก็ว่าได้ เพราะมีความมั่นคงปลอดภัยและมีความน่าเชื่อถือมากกว่า ส่วนความแตกต่างอธิบายง่าย ๆ ว่า e-Signature อาจจะเขียนด้วยปากกา หรือพิมพ์ชื่อลงไปก็ได้ แต่หากมีปัญหาเราก็ต้องมีหน้าที่พิสูจน์ตัวเองให้ครบทั้ง 3 เงื่อนไขว่า เป็นลายมือชื่อของเราจริง ยืนยันเจตนาได้และวิธีการที่ใช้ลงนามต้องมีความน่าเชื่อถือเพียงพอ ส่วนกรณีของ Digital Signature หรือ “ลายมือชื่อดิจิทัล” นั้นก็เหมือนกับการเซ็นสัญญาสำคัญที่มีการตรวจสอบตัวตน มีพยาน และมีเอกสารรับรองอย่างละเอียด จากบุคคลที่ 3 เพื่อป้องกันการปลอมแปลงในขณะที่ลงนามในทันที
ในปัจจุบันนี้หากผู้ประกอบการหรือองค์กรใดๆ ที่ต้องการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ที่มีความน่าเชื่อถือและสามารถยืนยันตัวตนยืนยันความถูกต้องของข้อมูลในการทำธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ ก็สามารถใช้เทคโนโลยี Digital Signature มาใช้ได้ บุคคลที่ 3 ที่จะมายืนยันลายมือชื่อดิจิทัลของเราก็คือ ผู้ออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certification Authority CA) ที่มีให้บริการอยู่ทั้งในและต่างประเทศ
สำหรับ CA ที่ให้บริการในประเทศก็เช่น บริษัทไทยดิจิทัล ไอดี จำกัด, บริษัทอินเตอร์เน็ตประเทศไทย จำกัด รวมถึง CA อีกหลายๆเจ้าที่อยู่ภายใต้ผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์แห่งชาติ (National Root Certification Authority of Thailand) หรือ NRCA อีกที โดย CA นั้นก็จะทำหน้าที่เหมือนเป็นบุคคลที่ 3 ที่จะช่วยออกใบรับรองแนบไปกับข้อความที่ส่ง ที่จะยืนยันตัวตนผู้ส่ง เข้ารหัสข้อความ สร้างกุญแจ เพื่อให้ผู้รับใช้ยืนยันได้ว่าผู้ส่งเป็นตัวจริงและยืนยันความถูกต้องของข้อความในการทำธุรกรรมแต่ละครั้ง โดยไม่ต้องไปพิสูจน์ยืนยัน 3 เงื่อนไขแบบ e-Signature ให้ยุ่งยาก
โดยสรุปแล้ว e-Signature จะเป็นวิธีการที่เหมาะกับเอกสารทั่วไปที่ความเสี่ยงต่ำ เช่น การยืนยันการรับอีเมล การตอบแบบสอบถาม ส่วน Digital Signature คือ e-Signature ที่ยกระดับขึ้นมาเหมาะกับเอกสารสำคัญที่ความเสี่ยงสูง และที่สำคัญสามารถลดขั้นตอนการทำงานเพิ่มความสะดวกในการทำธุรกรรมในโลกยุคดิจิทัลได้มากขึ้น
ใช้ e-Signature ช่วย Transform ธุรกิจ
ในปัจจุบันองค์กรธุรกิจจำนวนมากเข้ามาใช้ระบบ e-Signature ในการยกระดับธุรกิจแล้วหลายเรื่องด้วยกันไม่ว่าจะเป็น
⁃ การออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice)
⁃ การออกกรมธรรม์ประกันภัยอิเล็กทรอนิกส์ (e-Policy)
⁃ การยื่นงบการเงินผ่าน ระบบ e-Filing ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
⁃ การออกใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipt)
⁃ การออกใบรับรองแพทย์อิเล็กทรอนิกส์ (e-Medical Certificate)
ส่วนภาครัฐเองก็กำลังพัฒนาไปสู่การใช้ e-Signature รองรับบริการจากภาคเอกชนเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ แล้วไม่ว่าจะเป็น กรมสรรพากร, กรมพัฒนาธุรกิจการค้า, กรมศุลกากร รวมไปถึงกำลังพัฒนาไปสู่หน่วยงานภาครัฐอื่นๆ เช่น สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (ก.พ.ร.), สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน), สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน รวมถึง กรมบัญชีกลาง เป็นต้น
ข้อดีของการใช้ e-Signature
การทำ Digital Transformation องค์กรเริ่มต้นง่ายๆ ด้วยการใช้ e-Signature มีประโยชน์หลายเรื่องไม่ว่าจะเป็นการ “ลดต้นทุนและเพิ่ม Productivity” เพราะ e-Signature ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ ซื้อกระดาษ จัดเก็บเอกสาร และค่าส่งเอกสาร รวมถึงลดเวลาในการรอลงนามเอกสาร ทำให้กระบวนการทำงานเร็วขึ้น นอกจากนี้ยังช่วย “เพิ่มความสะดวกสบาย” ช่วยให้การลงนามเอกสารทำได้ทุกที่ ทุกเวลา ผ่านอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ ไม่จำเป็นต้องเดินทางไปพบกัน เพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงาน และอีกเรื่องที่ลืมไม่ได้ก็คือ เป็นการลดการใช้กระดาษสอดรับกับกระแสเรื่องความยั่งยืน (Sustainability) ในยุคปัจจุบัน
ในเรื่อง “ความปลอดภัย” ก็มีให้เช่นกันโดยเฉพาะ Digital Signature ใช้เทคโนโลยีการเข้ารหัสลับ ทำให้ตรวจสอบตัวตนผู้ลงนาม และตรวจสอบการแก้ไขเอกสารหลังลงนามได้ ช่วยป้องกันการปลอมแปลงเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพจากเทคโนโลยีต่างๆ ที่มารองรับช่วยเพิ่ม “ความน่าเชื่อถือ” สร้างความมั่นใจให้กับคู่สัญญา และสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กรได้
ทั้งหมดนี้คือวิธีการแบบคร่าวๆ ในการเริ่มต้นทำ Digital Transformation ที่สามารถเริ่มต้นได้ง่ายๆ ด้วยการนำ e-Signature มาใช้ในองค์กร เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดต้นทุน เป็นจุดเริ่มต้นในการสร้างการเติบโตให้กับองค์กรก่อนที่จะก้าวไป Transform ในเรื่องอื่นๆ ต่อไป
สำหรับเจ้าของธุรกิจทุกขนาดตั้งแต่เล็กถึงใหญ่ ที่อยากเรียนรู้เกี่ยวกับ e-Signature การใช้ e-Document, Digital ID และสนใจข้อมูลอัปเดตกฎหมายเกี่ยวกับการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อนำมาปรับใช้ในองค์กร ทาง ETDA หรือ สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) หน่วยงานภายใต้กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม กำลังจะจัดกิจกรรม “สร้างความตระหนักรู้ เรื่องการเลือกใช้เทคโนโลยีที่น่าเชื่อถือในการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์” เป็นกิจกรรมที่เปิดให้ร่วมอบรมฟรี แบบไม่มีค่าใช้จ่าย โดยจะจัดขึ้น ใน 4 จังหวัดทั่วประเทศตามกำหนดการนี้
- ขอนแก่น (Onsite) วันศุกร์ที่ 22 พ.ย. 67 ณ ศูนย์ประชุมและแสดงสินค้านานาชาติไคซ์ ขอนแก่น (ปิดรับสมัครวันที่ 21 พ.ย. 67)
- ภูเก็ต (Onsite) วันอังคารที่ 26 พ.ย.67 ณ Seabed Grand Hotel Phuket (ปิดรับสมัครวันที่ 25 พ.ย. 67)
- เชียงใหม่ (Onsite) วันพุธที่ 4 ธ.ค.67 ณ Kantary hills Chiangmai (ปิดรับสมัครวันที่ 3ธ.ค. 67)
- ชลบุรี (Hybrid) วันศุกร์ที่ 13 ธ.ค.67 ณ Pullman Pattaya Hotel G (ปิดรับสมัครวันที่ 12 ธ.ค. 67)
ระยะเวลากิจกรรมในทุกรอบ เริ่มเวลา 08.30 ถึง 13.00 น. โดยประมาณ ผู้ที่สนใจสามารถกรอกข้อมูลเพื่อขอเข้าร่วมกิจกรรมได้ที่ https://forms.gle/LWMzoreUr4ACUTgk8
