[บทความนี้เป็น Advertorial]
ในโลกยุคดิจิตอลที่งานส่วนใหญ่สามารถทำบนคอมพิวเตอร์และระบบออนไลน์ต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย แต่ถึงอย่างไรเกือบทุกธุรกิจก็ยังจำเป็นต้องใช้งานเอกสารบนกระดาษอยู่ดี ด้วยความที่ดิจิตอลและกระดาษต่างก็ยังสำคัญ และทดแทนกันไม่ได้ในหลายๆ แง่มุม
วันนี้ เราเลยมี Tips ดีๆ ที่จะช่วยผู้ประกอบการรุ่นใหม่ ได้มองเห็นต้นทุนแฝงที่มากับภาระงานเอกสารใกล้ตัวคุณ แถมเป็นตัวการทำเสียเวลา เสียอารมณ์อยู่บ่อยๆ ..และนี่คือ 7 หนทางจัดการลดมันให้อยู่หมัด
1. ลดปัญหากระดาษเสียทิ้ง
เพราะพิมพ์แล้วติดเครื่อง จึงควรต้องเปลี่ยนมาใช้กระดาษที่มีเนื้อเรียบเนียนสม่ำเสมอกันตลอดแผ่นเพื่อให้เครื่องดูดกระดาษได้ง่าย รวมถึงจัดเก็บกระดาษในที่แห้ง ไม่ทิ้งไว้นอกห่อ หยิบออกมาเฉพาะส่วนที่ต้องใช้ ไม่ทิ้งไว้อยู่ในเครื่องถ่ายนานๆ เพื่อป้องกันความชื้นเข้าสู่กระดาษ ถ้ากระดาษหนึ่งรีมเกิดติดเครื่องรวมๆ กันสัก 50 แผ่น เท่ากับคุณเสียเงินทิ้งโดยไม่รู้ตัวถึงรีมละ 10% เชียวนะ
2. ลดภาระซ่อมเครื่อง
ด้วยการใช้กระดาษที่มีฝุ่นน้อย เพราะหากฝุ่นกระดาษตกค้างสะสมอยู่ตามอะไหล่ของเครื่องมากๆ ก็ต้องเสียค่าช่างมาทำความสะอาดบ่อย ไม่เช่นนั้นจะทำให้อุปกรณ์สร้างภาพ หรือ conductor drum มีปัญหา งานพิมพ์ไม่คมชัด มีรอยเปื้อน ซึ่งราคาเปลี่ยนชุดสร้างภาพสำหรับเครื่องถ่ายเอกสารบางรุ่นอาจแพงถึงหลักหมื่นบาท นอกจากนี้ เจ้าของธุรกิจอย่าละเลยสัญญาณเตือนที่ปรากฏบนเครื่องฯ ว่าถึงเวลาซ่อมบำรุงหรือเปลี่ยนอะไหล่แล้ว เพราะหากปล่อยไว้จนเครื่องรวน ทีนี้อาจต้องซ่อมกันชุดใหญ่ จากค่าเรียกช่างไม่กี่ร้อย กลายเป็นเสียเงินหลักพันถึงหลักหมื่น แถมยังเสียเวลาทำงานอีกด้วย
3. ลดค่าเสียเวลาที่พิมพ์ไม่ออก
โดยเฉพาะในเวลาเร่งด่วน ถ้าคุณใช้เครื่องพิมพ์ Ink Jet ขอให้มั่นใจว่าคุณใช้งานเครื่องอย่างสม่ำเสมอ เนื่องจากเครื่องพิมพ์ที่ใช้หมึกน้ำ จะเสี่ยงต่อหัวพิมพ์อุดตันได้ง่ายจากการที่หมึกแห้ง พอจะใช้งานก็ต้องมาเสียเวลาและเสียน้ำหมึกล้างหัวพิมพ์กันหลายรอบ ดีไม่ดี ต้องเรียกช่างมาดูหรือเปลี่ยนหัวพิมพ์กันเลย ดังนั้นอย่าลืมเปิดเครื่องอย่างน้อยๆ สัปดาห์ละครั้ง
4. ลดการพิมพ์งานเดิมซ้ำๆ
เพราะพิมพ์แล้วไม่ได้ดังใจ คุณจึงควรตรวจสอบการตั้งค่าหน้ากระดาษ พื้นที่พิมพ์ และ Preview งานพิมพ์ก่อนทุกครั้ง และเลือกกระดาษให้เหมาะสมกับชิ้นงาน เช่น กระดาษแกรมบาง ใช้พิมพ์งานที่ตัวอักษรไม่มากนัก แต่ถ้าต้องการงานพิมพ์เต็มหน้า พิมพ์รูปภาพ งานสีสัน ควรใช้กระดาษตั้งแต่ 80 แกรมขึ้นไป เพราะเนื้อกระดาษจะแน่นแกร่ง รับหมึกได้ดีกว่า ชิ้นงานที่พิมพ์ออกมาก็จะมีคุณภาพดีสวยคมชัด กระดาษคงรูปมากกว่าด้วย
5. ลดความเสียหายของเอกสาร
กระดาษบางยี่ห้อมาจากระบบการผลิตที่เป็นกรด ซึ่งส่งผลทำให้กระดาษกรอบและเหลืองเร็ว ควรต้องเลือกใช้กระดาษที่ผลิตแบบไม่มีสำหรับเอกสารสำคัญที่ต้องการเก็บรักษาไว้นานๆ เช่น เอกสารทางการเงิน หรือเอกสารทางกฎหมาย รวมถึงจัดเก็บในที่แห้งและไม่โดนแสง ก็จะช่วยยืดอายุงานเอกสารได้ยาวนานขึ้น
6. ลดการใช้หมึกสิ้นเปลือง
โดยตั้งค่าการพิมพ์ให้เหมาะสมกับงาน เช่น งานพิมพ์ที่มีแต่ตัวอักษร ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าการพิมพ์ให้มีความละเอียดสูงมากเท่ากับการพิมพ์รูปภาพ เป็นต้น
7. ลดการใช้กระดาษแบบไม่คุ้มค่า
ด้วยการพิมพ์ 2 หน้า ไม่ว่าเป็นการแยกกระดาษที่ใช้ไปหน้าเดียวเพื่อนำกลับมาใช้ใหม่ หรือการเลือกเอกสารพิมพ์ 2 หน้าโดยการตั้งค่าก่อนพิมพ์ และอย่าลืมใช้กระดาษที่มีความทึบแสงสูงเพื่อให้งานพิมพ์หน้า-หลังไม่ทะลุถึงกัน
เพราะทุกการเริ่มต้นมีการลงทุน อย่าปล่อยให้ต้นทุนแฝงย่อยๆ เหล่านี้คอยดูดกำไรออกจากกระเป๋าคุณทีละนิดๆ เพียงฉุกคิดว่ากระดาษและอุปกรณ์สำนักงานที่ใช้อยู่ คือผู้ช่วยมือดีที่ SME อย่างคุณไว้วางใจได้หรือยัง ?
[บทความนี้เป็น Advertorial]
