ถอดกรณีศึกษา LINE “Work From Home” อย่างไร ไม่ให้กลายเป็น “Work From Hell”

เวลานี้หลายองค์กรได้ประกาศนโยบายให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน หรือ “Work From Home” เพื่อความปลอดภัยบุคลากร ลดความเสี่ยง และลดการแพร่ระบาดของไวรัส COVID-19

แต่ก่อนที่จะแยกย้ายกันไปทำงานที่บ้าน องค์กรต่างๆ เตรียมความพร้อมทั้งระบบไอทีหลังบ้าน เครื่องมือ และแอปพลิเคชัน หรือโปรแกรมสำหรับการทำงาน การสื่อสาร และการประชุม ไม่ว่าจะเป็น Slack, Trello, Google Hangout, Google Meet, Zoom, Microsoft Team, LINE ฯลฯ เพื่อทำให้การทำงานในรูปแบบ Remote Working สะดวก และราบรื่น

แม้ว่าข้อดีของ Work From Home ทำให้คนทำงานไม่ต้องใช้เวลาเดินทาง ไม่ต้องเสียเวลาแต่งตัวมากมาย และได้มีเวลาอยู่กับครอบครัวมากขึ้น

แต่ในความเป็นจริงแล้ว พนักงานในหลายองค์กรกลับประสบกับปัญหาทำงานจดจ่ออยู่กับหน้าคอมพิวเตอร์ตลอดเวลา จนแทบไม่มีเวลาพักสายตา ลุกเดินเพื่อยืดเส้นยืดสาย (ยกเว้นช่วงเวลารับประทานอาหารกลางวัน) เพราะทั้งงานประจำหน้าที่ งานเร่ง งานด่วนที่เข้ามาพร้อมๆ กัน อีกทั้งบางครั้งยังถูกเรียกประชุมผ่านโปรแกรม หรือแอปฯ แบบด่วน! ทำให้ต้อง standby เตรียมพร้อมอยู่หน้าจอคอมพ์ฯ ทุกเมื่อ

ทำให้จาก “Work From Home” กลายสภาพเป็น “Work From Hell” ไปโดยปริยาย !!!

กรณีศึกษา “LINE” วางแผน Work From Home อย่างไรให้พนักงานมีความสุข และมีประสิทธิภาพ

หนึ่งใน Tech Company ในประเทศไทยที่ประกาศให้พนักงาน Work From Home คือ “LINE” หลังพบว่าสถานการณ์ไวรัส COVID-19 ในไทยเริ่มลุกลามแพร่ระบาดเป็นวงกว้าง และรัฐบาลได้ออกมาตรการสั่งปิดสถานบริการ สถานบันเทิง สถานศึกษา ร้านนวดแผนโบราณ โรงมหรสพ ฟิตเนส สปา งดจัดอีเวนต์ คอนเสิร์ต เลื่อนวันหยุดสงกรานต์ ไม่ให้มีการเคลื่อนย้ายคนจำนวนมาก

“LINE ประเทศไทย” ได้จัดอบรมเตรียมพร้อมพนักงานทำงานจากที่บ้านอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อรับมือกับสถานการณ์วิกฤตที่สุดที่กำลังจะเกิดขึ้น เริ่มจาก

1. จัดตั้งคณะทำงานดูแลสวัสดิการพนักงานช่วงวิกฤต

เพื่อจัดเตรียมแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ หรือ BCP (Business Continuity Planning) รวมถึงออกนโยบายในการแนะนำและดูแลสวัสดิภาพและความปลอดภัยของพนักงานในประเทศไทย

2. วางแผนป้องกันการดำเนินงาน และการให้บริการไม่หยุดชะงัก เพื่อเตรียมความพร้อมล่วงหน้าหากสถานการณ์เปลี่ยนแปลง

ในกรณีที่รัฐบาลประกาศการแพร่ระบาดไวรัสโควิด-19 เข้าสู่ระยะที่ 3 หรือประกาศ lock down กรุงเทพฯ

3. ฝ่ายทรัพยากรบุคคล LINE ประเทศไทย จัดอบรมพนักงานทุกแผนก

เพื่อให้คำแนะนำ และเข้าใจถึงวิธีการใช้เทคโนโลยีและเครื่องมือการทำงานที่จะปรับเปลี่ยนไป

4. จัดตารางให้แต่ละแผนกนำร่องในการ Work from Home ก่อนสถานการณ์วิกฤตที่สุดจะมาถึง

ทั้งนี้ในกรณีที่พนักงานรู้สึกกังวลและไม่สะดวกใจในการเดินทางมาออฟฟิศ พนักงานสามารถแจ้ง Work from Home ได้ทันที

5. LINE ได้อบรมให้พนักงานทราบถึงหลักการทำงานที่บ้านอย่างมีประสิทธิภาพ ประกอบด้วย

การจัดเตรียมพื้นที่ทำงานที่บ้านให้เหมาะสม และสร้างบรรยากาศให้พร้อมทำงานเหมือนกำลังอยู่ในสำนักงาน เพิ่มแรงจูงใจในการทำงานให้มากขึ้นด้วยกำหนดเวลาการทำงานให้ชัดเจน และปราศจากการรบกวนให้มากที่สุด โดยอาจเตือนให้คนที่บ้านรู้ว่าเรากำลังอยู่ในเวลางาน
กำหนดเวลาการทำงานให้ชัดเจน และปราศจากการรบกวนให้มากที่สุด
ตระเตรียมเครื่องมือในการทำงานให้พร้อม ทั้งคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊ค โทรศัพท์มือถือ สมุดจด ปากกา และสัญญาณอินเทอร์เน็ตต้องไม่สะดุด ฯลฯ
ที่สำคัญ ต้องมีการอัพเดทการทำงานระหว่างทีมกันอย่างสม่ำเสมอในทุกๆ วัน เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นไม่มีสะดุด

6. Mindset พนักงานในการทำงานอย่างร่วมมือร่วมใจกัน คือ หัวใจสำคัญที่สุด

ในสถานการณ์ไม่ปกติเช่นนี้ องค์กรจะก้าวข้ามสภาวะเช่นนี้ไปได้ นอกจากการวางแผนอย่างรัดกุม และมีระบบดีรองรับการทำงานแล้ว อีกปัจจัยสำคัญ คือ “Mindset” ของบุคลากรทุกภาคส่วนในองค์กร ที่เข้าใจถึงสถานการณ์ที่มีการเปลี่ยนแปลงเสมอ และความร่วมมือร่วมใจกัน

คุณวรานันท์ ช่วงฉ่ำ หัวหน้ากลุ่มพัฒนาธุรกิจและการตลาด LINE MAN ให้สัมภาษณ์กับ Marketing Oops! ว่า วันนี้ถ้าเข้าไปอ่านใน Social Media หลายโพสต์จะเห็นคอมเมนต์ว่าการทำงานแบบ Work From Home เหนื่อย และหนักกว่าการทำงานที่ออฟฟิศ

สำหรับกลุ่มธุรกิจ LINE MAN หลังจาก LINE ประเทศไทย ประกาศให้ Work From Home ตนเองได้พูดกับทีมว่า การทำงานจากที่บ้าน แน่นอนว่าไม่ได้สะดวกสบายเหมือนกับอยู่ที่ออฟฟิศ แต่สิ่งหนึ่งที่ตนเองได้วางแนวทางเอาไว้ เพื่อให้ทีมมองเห็นภาพเดียวกัน คือ วันนี้ LINE MAN มีภารกิจยิ่งใหญ่ คือ เราทุกคนมีหน้าที่ในการเคลื่อนย้าย และส่งมอบอาหาร รวมถึงบริการต่างๆ ไปให้ถึงมือลูกค้า หรือผู้บริโภค เพราะฉะนั้นทุกคนต้องมี Mindset ของการร่วมมือร่วมใจกัน

“การทำงาน Work From Home ของกลุ่ม LINE MAN มีการเช็คอินเวลา แต่ไม่ใช่เรื่องของการเช็คชื่อ เนื่องจากเรามองว่าใน 1 วันที่ผ่านมา มีสถานการณ์เปลี่ยนแปลงตลอด และวันนี้ LINE MAN ต้องวางแผนการแก้ปัญหาแบบมองเป็นองค์รวม

เพราะฉะนั้นเราต้องมองปัจจัยทุกอย่างรอบด้าน ไม่ว่าจะเป็นฝั่งที่มอนิเตอร์ Social Trend ต่างๆ ฝ่ายประสานงานกับฝั่งภาครัฐ เผื่อมีนโยบายที่เราต้องเตรียมพร้อม เพื่อปฏิบัติตามนโยบายรัฐ

ทั้งยังมีฝั่งพี่คนขับ LINE MAN ที่วันนี้ถ้าเราคิดว่าเราทำงานหนักแล้ว ลองไปดูพี่ขับคน (Riders) และฝั่งร้านอาหาร ซึ่งเราต้องซัพพอร์ตทั้งคนขับ และร้านอาหารเป็นอย่างดี เพราะถือว่าเป็นพาร์ทเนอร์สำคัญของเรา”

ใช้แอปพลิเคชัน “LINE” ทำงานที่บ้านได้อย่างไร ?

ในขณะที่เครื่องมือการทำงานในช่วง Work From Home ของ LINE ประเทศไทย ฟีเจอร์ต่างๆ ที่อยู่บนแพลตฟอร์ม LINE ได้นำมาใช้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ทั้งการสื่อสารผ่านแชท ไปจนถึง Live การประชุม

หากมีเรื่องไม่ด่วนก็ทักแชตผ่าน LINE Chat ก่อน
ถ้าต้องการคุยงานแบบหลายคน สร้าง LINE Group Chat ซึ่งรับได้สูงสุด 500 คนต่อกรุ๊ปเลย
ใช้ LINE Call ในรูปแบบ Voice หรือ VDO เพื่อประชุมเรื่องสำคัญให้ทุกคนรับรู้พร้อมกันทั้งเสียงและวิดีโอ โดยส่งได้สูงสุดครั้งละ 200 คน แล้วยังสามารถทำ LIVE สด โดยทุกคนในกรุ๊ปสามารถคอมเมนต์ แสดงความคิดเห็น ระหว่างที่มีสมาชิกในกลุ่ม LIVE อยู่ได้

การจัดการเอกสารนั้น ใน LINE มีฟีเจอร์ Drag & Drop Files Transfer ช่วยรับส่งไฟล์สูงสุดวันละ 1 GB
เก็บไฟล์สำคัญได้สูงสุด 1 GB ทั้งไฟล์เอกสาร ไฟล์รูป ไฟล์วิดีโอแบบไม่มีหมดอายุ ในฟีเจอร์ Keep
เก็บเรื่องสำคัญไว้ใน Notes หรือ Album เพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายและเรียกดูได้ตลอดไม่มีหมดอายุ

ทำให้เมื่อถึงเวลาต้องประชุมกัน ฟีเจอร์ Screen Sharing during Group VDO call ก็ตอบสนองได้ตรงจุดเพราะสามารถแชร์หน้าจอให้เห็นไฟล์งานไปพร้อม ๆ กัน

จากสถานการณ์การแพร่ระบาด COVID-19 เวลานี้ คาดว่าบริษัทต่างๆ ต้องยืดระยะเวลาการใช้นโยบาย Work From Home ออกไปถึง 1 เดือนถึง 30 เมษายนนี้ ดังนั้น เครื่องมือเทคโนโลยีช่วยการทำงาน และการสื่อสารทั้งหลาย จะเป็นช่องทางสำคัญในการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน หรือทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมทั้งเป็นช่องทางอัพเดทความคืบหน้าของงานไปพร้อม ๆ กันได้ทุกคน

ในขณะที่เจ้านาย หรือหัวหน้างาน ควรต้องรู้ว่าในแต่ละวันลูกน้องจัดการอะไรไปบ้าง ทั้งแบบรายวัน รายสัปดาห์ รวมไปถึง แผนงานสิ่งที่ต้องทำประจำวัน

ที่สำคัญในทุกตำแหน่งงาน และทุกระดับงาน ควรจัดลำดับความสำคัญของงาน และกำหนดระยะเวลาให้งานแต่ละชิ้น เพื่อจะได้จัดสรรเวลาได้ถูกต้อง และเมื่อถึงเวลาพักก็ต้องพัก เพื่อเตรียมความพร้อมทำงานชิ้นใหม่ที่รออยู่ต่อไป

หากไม่จัดสรรเวลาการทำงาน และการพักผ่อนให้ดี อาจทำให้คนทำงานเกิดความเหนื่อยล้า และจะนำไปสู่ภาวะหมดไฟการทำงาน หรือที่เรียกว่า Burn Out ในที่สุด ซึ่งเป็นภาวะที่ไม่มีใครอยากให้เกิด!