1. เสิร์ชหาเรื่องต่างๆเกี่ยวกับงาน แต่รู้ตัวอีกทีออกทะเล
หลายคนอาจเป็นกันบ่อย จะ Google หาอะไรเกี่ยวกับงานที่กำลังทำอยู่ แต่รู้ตัวอีกทีพาตัวเองมาเพลินอยู่ในหน้าต่างที่ไม่เกี่ยวกับงานเลย จนลืมไปว่าตัวเองจะหาอะไรและต้องเริ่มหาใหม่ ทั้งกระบวนการอาจจะเสียเวลาไปเป็นชั่วโมง อย่างแรกที่ควรมีคือ สติ เพ่งไปเลยว่าเราจะหาอะไร อะไรที่ไม่เกี่ยวแต่เด้งเข้ามาผ่านตาก็มองผ่านมันไปก่อน พยายามเจาะจงคีย์เวิร์ดให้ดีเพื่อให้หาคำตอบที่ต้องการได้เร็วขึ้น ถ้าต้องเสิร์ชหลายเรื่อง หรือมีคีย์เวิร์ดในการค้นหาหลายคำ ลองจดออกมาเป็นรายการแล้วไล่หาไปตามลิสต์ เพื่อที่เราจะได้ไม่เผลอไปค้นหาซ้ำหรือพลาดคีย์เวิร์ดสำคัญ
2. ทำหลายสิ่งในเวลาเดียวกัน
ยังมีอีกหลายคนเชื่อมั่นในการทำหลายสิ่งในเวลาเดียวกัน แต่มีผลทดลองทางวิทยาศาสตร์ยืนยันอย่างเป็นทางการแล้วว่า มีเพียง 2% เท่านั้นจากการกลุ่มประชากรทดลองที่สามารถทำหลายสิ่งในเวลาเดียวแล้วยังคงประสิทธิภาพของการทำสิ่งนั้นๆไว้ได้ การทำหลายสิ่งในเวลาเดียวกันอาจจะทำให้งานเราเสร็จทันเวลา แต่ก็ต้องยอมรับด้วยว่าสิ่งที่สำเร็จอาจไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร เพราะตามธรรมชาติแทบเป็นไปได้ที่มนุษย์จะสามารถจดจ่อกับหลายสิ่งไปพร้อมๆกันได้ และในระยะยาวจะทำให้ศักยภาพด้าน productive ของคุณลดน้อยลงไปเรื่อย
3. เช็ค mail และ notification ตลอดวัน
หากงานของคุณไม่ใช่งานที่จำเป็นต้องเช็คเมลอยู่ตลอดหรือไม่มีเมลด่วนอะไร คุณควรหลีกเลี่ยงที่จะใช้เวลาพร่ำเพรื่อไปกับการเช็คเมล แต่ควรเจาะจงเวลาที่แน่นอนไปเลย ว่าคุณจะเช็คเมลช่วงกี่โมงถึงกี่โมง จะใช้เวลากี่นาทีหรือเผื่อเวลากี่นาทีหากต้องตอบเมล ส่วน notification ในแอพต่างๆโดยเฉพาะในโซเชียลมีเดียส่วนตัว เป็นโจรที่ขโมยเวลางานของคุณไปอย่างร้ายกาจ ไม่เชื่อลองจับเวลาการเช็คเฟสบุคหรืออินสตาแกรมของตัวเองในแต่ละครั้ง แล้วมาบวกเวลารวมกันสิ คุณจะรู้เลยว่าวันหนึ่งๆคุณเจียดเวลางานไปดู notification เยอะขนาดไหน
4. เอา งานยาก งานสำคัญ ไปทำทีหลัง
บางวันเราอาจจะเริ่มเช้าด้วยงานเบาๆ แล้วมาเริ่มลุยงานยากที่ต้องใช้พลังในการทำให้สำเร็จช่วงบ่ายหรือช่วงใกล้เลิกงาน นับเป็นอีกพฤติกรรมหนึ่งที่ไม่ค่อยเวิร์ค เพราะมันเสี่ยงที่งานยากอาจเกิด accident ที่ทำให้เสร็จช้ากว่ากำหนด ซึ่งอาจะทำให้ไทม์ไลน์ของงานเราเสียทั้งระบบ และ มีผลวิจัยยืนยันแล้วว่า พลังความตั้งใจของเราในหนึ่งวันจะมีเวลาจำกัด งานอะไรที่ต้องใช้สมาธิหรือความตั้งใจมากๆควรรีบจัดการให้สำเร็จเป็นอย่างแรกๆ
5. ประชุมนานแต่แทบไม่เกิดประโยชน์
การประชุมเป็นเรื่องสำคัญในการทำงานที่คนหลายฝ่าย แต่การประชุมที่ใช้เวลานานแล้วไม่เกิดประโยชน์ คือหนึ่งในเรื่องที่รบกวนเวลาการทำงานมากที่สุด การประชุมควรมีการกำหนดวัตถุประสงค์ และกำหนดระยะเวลาที่แน่นอน ที่สำคัญต้องมีลำดับ agenda ที่ชัดเจน ใช้เวลาในการประชุมให้น้อยที่สุดแต่ให้เกิดผลมากที่สุด คุยเรื่องที่ต้องคุย และพยายามพาคนออกทะเลกลับมาให้ได้
6. นั่งทั้งวัน
เวลาเป็นเงินเป็นทองก็จริงแต่มันต้องมีสักช่วงในระหว่างวันแหละ ที่เรารู้สึกตื้อตันอยู่กับโต๊ะ แทนที่จะเข้าเฟสบุคหรือเช็ค notification ลองวางทุกอุปกรณ์สื่อสารทิ้งไว้บนโต๊ะ แล้วออกไปเดินแกว่งแขนสูดอากาศข้างนอก ดูนู่นดูนี่เพลินๆสัก 15- 20 นาที ความเครียดจากทั้งร่างกายและจิตใจที่บรรเทาลง จะทำให้เราตัดสินใจ และวิเคราะห์คำณวนได้ดีขึ้น และยังลดการเกิดโรคออฟฟิศซินโดรมต่างๆอีกด้วย
7. กดเลื่อนนาฬิกาปลุก
เป็นนิสัยประจำตัวที่แก้ยากจริงๆสำหรับการกด snooze นาฬิกาปลุก มันเป็นการต่อเวลาที่ทำกันได้ง่ายๆ แต่เชื่อเหอะว่าการนอนต่ออีกสักห้าหรือสิบนาทีมันไม่ทำให้เราหายง่วงได้ หนำซ้ำยังเสี่ยงมากที่เราจะพลาดนอนยาวจนอาจไปไม่ทันนัดสำคัญหรือเข้างานสาย วิธีแก้ง่วงที่ได้ผลกว่าการเลื่อนเวลาปลุกคือการยืดเหยียดร่างกายหรือออกกำลังกายเบาๆสักนาทีสองนาทีให้ร่างกายตื่นตัว แล้วดื่มน้ำสักแก้วหลังจากอดน้ำมาตลอดคืน จะช่วยกระตุ้นให้คุณตื่นมากกว่าการ snooze นาฬิกาปลุก ไปเรื่อยๆแน่นอน
8. ไม่จัดลำดับความสำคัญ
ในทุกกิจกรรมการทำงานไม่ว่าจะเป็นงานที่ต้องเจอสิ่งใหม่อยู่ตลอดหรือต่อให้เป็นงานรูทีน ก็ปฏิเสธไม่ได้ว่า แต่ละกิจกรรมก็มีความยากง่ายและใช้เวลาต่างกัน ควรพิจารณา deadline และความยากง่ายของงานแต่ละชิ้นที่ต้องบรรลุ แล้วลองวางตารางในแต่ละวันดูว่าเวลาที่จำกัดเช่นนี้เราจะจัดการงานได้กี่อย่าง และควรจัดการอะไรก่อนหลัง อย่าลืมเผื่อเวลาสำหรับการโอ้เอ้ของตัวเอง และ accident ที่อาจจะเกิดขึ้น เพราะมีหลายเรื่องระหว่างวันที่อาจจะทำให้เราหลุดไปจากไทม์ไลน์ของตัวเองได้
9. Over-planing
การวางแผนเป็นเรื่องดีและควรทำ แต่เราต้องรู้ขีดความสามารถของตัวเองและลิมิตเวลา ทั้งสองปัจจัยควรสอดคล้องกับแผนที่เราจะกำหนดด้วย การทำไม่ได้ตามแผนที่ตั้งเป้าบางครั้งอาจส่งผลเสียร้ายแรงกว่าที่เราคิด หรือหากจะไม่เกิดผลเสียแต่การพลาดในเป้าหมายที่ตัวเองวางไว้บ่อยๆจะทำให้เราเกิดความเคยชินในความพลาดนั้น หรือเลือกที่จะไม่วางแผนงานไปเลยเพราะรู้สึกว่าทำแล้วไม่ได้ผล
