“การประชุมระดมสมอง” เรียกได้ว่าเป็นจุดอ่อนของการพัฒนาองค์กรแบบไทย ๆ เพราะบ่อยครั้ง การประชุมกลายเป็นการบ่นและระบายชีวิตการทำงานมากกว่า จนทำให้ นั่งนาน ไม่ก่อให้เกิดการฟังเชิงลุก (Active Listening) แถมยังเสียเวลา และไม่ได้สาระอะไรอีกด้วย
หลายคนหวังว่า การประชุมระดมสมองจะได้ไอเดียดี ๆ มากมายจากเพื่อนสมาชิก แต่หลายคนลืมไปว่า ความรู้และประสบการณ์ของแต่ละคนในเรื่องการประชุมไม่เหมือนกัน เมื่อเริ่มการประชุม หลายคนรู้ทันทีว่า การประชุมบางครั้งก็ล้มเหลวตั้งแต่ยังไม่ออกตัว คนที่พูดมากก็จะพูดเยอะอยู่เหมือนเดิม คนไม่พูดไม่แชร์ก็นั่งนิ่งเหมือนเดิม
วันนี้ Marketing Oops! อยากนำเสนอไอเดียในการประชุมระดมสมองให้เวิร์กสุด ๆ และได้ไอเดียเจ๋ง ๆ จากการประชุม ด้วยเคล็ดไม่ลับจาก Brain Cole Miller ผู้แต่งหนังสือ Quick Brainstorming Activities for Busy Managers
หากใครที่ชอบผิดหวังจากการประชุมระดมสมองที่น่าเบื่อ และหากคุณเป็นผู้นำการประชุมเองก็ยิ่งดี เพราะคุณจะได้มีเวลาวางแผนการประชุม และวางแผนรับมือกับสิ่งที่อาจทำให้การประชุมดูไม่ได้ดั่งใจ และหากการประชุมไม่เป็นไปตามที่วางแผนไว้
ต่อไปนี้เป็นปัญหา 5 ข้อของคนประชุม และเทคนิค 15 ข้อในรับมือกับการประชุมระดมสมองที่ไม่มีประสิทธิภาพ ให้กลับมาสร้างสรรค์และได้ไอเดียเจ๋ง ๆ จากผู้เข้าร่วม
ปัญหา: คนไม่ค่อยอยากจะร่วมออกความคิดเห็น
วิธีแก้ปัญหา
- แบ่งกลุ่มออกเป็นทีมเล็ก ๆ คนที่ขี้อายมักไม่ชอบพูดในกลุ่มใหญ่ ดังนั้น การทำให้ทีมเล็กลงจะช่วยให้คนเหล่านี้ได้มีโอกาสพูดมากขึ้น
- เปลี่ยนกิจกรรมการประชุม เช่น ลองให้แต่ละคนบรรยายไอเดียเป็นตัวหนังสือ มากกว่าที่จะให้พูด
- หากคนในกลุ่มเริ่มวิพากษ์วิจารณ์ไอเดียของเพื่อนร่วมห้องประชุม ให้เตือนสติกันในที่ประชุมเสมอว่า เราไม่ตัดสินหรือวิพากษ์วิจารณ์ไอเดียผู้อื่น ให้ระมัดระวังเรื่องของภาษาท่าทางที่เป็นในเชิงลบด้วย
ปัญหา: คนไม่กี่คนผูกขาดการประชุม
วิธีแก้ปัญหา
- แยกให้ออกว่าคนไหนพูดเยอะ คนไหนพูดน้อย ในระหว่างการประชุม อย่าให้การประชุมเป็นพื้นที่ของคนที่พูดเยอะมากเกินไป ผู้นำการประชุมอาจจะต้องขัดจังหวะคนที่พูดมาก ด้วยวิธีละมุนละม่อน ด้วยวิธีที่เคารพและให้เกียรติกัน และให้โอกาสคนที่พูดน้อยได้ลองแชร์ความคิดเห็นหรือไอเดียของตัวเองบ้าง แล้วค่อยกลับไปยังผู้ที่พูดเยอะกว่าคนอื่นให้พูดต่อในประเด็นที่ค้างไว้
- นอกจากกิจกรรมการพูดแล้ว ให้ลองทำอย่างอื่นบ้าง เพราะบางคนพูดไม่เก่ง การที่จะให้คนที่พูดไม่เก่งขึ้นมาเสนอไอเดีย อาจต้องให้คนเหล่านั้นเขียนออกมาเป็นไอเดีย หรือมีการนำเสนอผ่านโพสเตอร์ สไลด์ พาวเวอร์พอยท์ต่าง ๆ
- คล้ายกันกับข้อ 2 คือ ให้มีการแบ่งเป็นกลุ่มย่อย และในกลุ่มย่อย ให้แต่ละคนจับคู่ระดมสมองกันเอง ด้วยวิธีนี้ ต่างคนก็ได้มีโอกาสพูดมากขึ้น
ปัญหา: หลายคนมีปัญหาเรื่องการ “ถ่ายทอด” ไอเดีย
วิธีแก้ปัญหา
- จัดกิจกรรมประเภท “ละลายพฤติกรรม” เพื่อให้รู้จักและคุ้นเคยกันมากขึ้น โดยปกติแล้ว กิจกรรมเหล่านี้จะจัดขึ้นในช่วงก่อนประชุม แต่ที่จริงแล้ว จะจัดกันตอนไหนก็ได้
- คิดในเชิงบวกเสมอหากรู้สึกว่าพลังงานในการประชุมเริ่มลดน้อยถอยลง ยิ่งหากเป็นผู้ดำเนินการประชุมก็ยิ่งต้องแสดงสีหน้าท่าทางที่มีพลังในการกระตุ้นให้คนอื่น ๆ ได้รู้สึกมีส่วนร่วม
- กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้พยายามพูดและแชร์ไอเดีย ในบางกรณีอาจต้องเล่นเกม เช่น เกมโยนลูกบอล ใครรับลูกบอลต่อ ให้คนคนนั้นออกไอเดียให้เร็วที่สุด ก่อนจะโยนให้คนอื่น ซึ่งด้วยวิธีนี้จะช่วยให้คนอื่นได้มีโอกาสพูดอย่างเป็นทางการและสนุกกับกิจกรรมไปด้วยแบบไม่เคอะเขิน
ปัญหา: หมดไอเดีย
วิธีแก้ปัญหา
- การเสนอไอเดียแล้วบังเอิญไปซ้ำกับของคนอื่นเกิดขึ้นได้ ไม่จำเป็นต้องแปลว่า เราลอกไอเดียคนอื่นมา หากเกิดเหตุการณ์แบบนี้ อาจต้องมีการทำฟลิบชาร์ตขึ้นมา แล้วเขียนลงไปว่า เราได้ไอเดียนี้แล้ว มีใครคิดได้ไอเดียอื่นบ้าง หรือสามารถต่อยอดอะไรจากไอเดียนี้บ้าง วิธีนี้จะช่วยให้มีการสร้างสรรค์ความคิดเพิ่มมากขึ้น
- อีกเหตุผลที่คนมีไอเดียซ้ำกันคือขี้เกียจคิด แล้วต้องบอกแบบขอไปทีว่ามีไอเดียเดียวกัน หากเกิดเหตุการณ์แบบนี้ ผู้นำการประชุมอาจต้องพักการประชุมก่อน เพื่อให้ทุกคนได้มีโอกาสออกไปสูดอากาศใหม่ ๆ ก่อนหลับมานั่งคิดต่อ
- หลังเบรก ให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ทำกิจกรรมใหม่ ๆ บ้าง อาจจะมีเกมให้เล่น และกิจกรรมก็ทำนอกห้องประชุม กิจกรรมเหล่านี้จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีโอกาสได้ใช้สมองส่วนอื่นบ้าง และพักสมองส่วนที่ต้องประชุมไว้ก่อน
ปัญหา: ไม่มีไอเดียไหนตอบโจทย์ได้เลย
วิธีแก้ปัญหา
- หากมาถึงจุดนี้ ให้กลับไปนั่งทบทวนวัตถุประสงค์ของการประชุมในช่วงแรก ๆ อธิบายให้ผู้เข้าร่วมการประชุมอีกครั้งว่า การประชุมแต่ละครั้งเราต้องการได้อะไรจากการประชุม
- ถามความเห็นของผู้เข้าร่วมประชุมว่ามีปัญหาอะไรหรือไม่ หรือมีไอเดียใหม่ ๆ ที่ช่วยให้การประชุมให้ดีขึ้นหรือไม่
- นั่งพิจารณาไอเดียอีกครั้งแล้วดูว่า สามารถสร้างอะไรใหม่ ๆ จากไอเดียที่ได้หรือไม่ เพราะหลายต่อหลายครั้ง ไอเดียที่มีศักยภาพไม่กี่ไอเดียมักมาปะปนอยู่กับไอเดียต่าง ๆ ในช่วงการประชุม แค่ไอเดียเหล่านี้จะต้องเป็นไอเดียที่นำมาทำให้เป็นรูปเป็นร่างได้ ก็ถือว่าประสบความสำเร็จบ้างแล้ว
