Data Documentation นั้นเป็นส่วนสำคัญอย่างมากใน analytics Process เพราะเป็นเครื่องมือที่ให้ทุก ๆ คนที่เกี่ยวข้องกับการทำ Data Modeling และการทำ Transformation สามารถแชร์ ช่วยเหลือและมีส่วนร่วมในกระบวนการทำ Data และกระบวนการการทำ Analytics Engineer ได้
อะไรคือ Data Documentation
Data Documentation อธิบายให้ง่ายที่สุดเลยเลย ก็คือ ข้อมูลเกี่ยวกับ data ที่กำลังทำอยู่ ตั้งแต่ข้อมูลดิบ จนถึงข้อมูลที่ระบบทำขึ้นเพื่อมาวิเคราะห์ข้อมูลแจกจ่ายให้กับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในการทำ Data นั้น ๆ ด้วยขึ้นมา
Data Documentation ใช้อย่างไร
Data Documentation นั้นถูกใช้งานในทุกส่วนของกระบวนการวิเคราะห์ ตั้งแต่การทำ Data Engineer, Analytics generation และ Analytics Consumption โดยฝั่งธุรกิจ โดยทุก ๆ แผนกที่เกี่ยวข้องกับในกระบวนการทำ data จะมีส่วนร่วมในกิกจรรมการใช้ Data นี้ ตามความต้องการหรือตามการใช้งานของแต่ละแผนก ซึ่งมีดังนี้
1. Data engineers นี้คือแผนกที่รู้เรื่อง Data มากที่สุด ว่า Data นี้มีโครงสร้างและ Format แบบไหน มีที่มาอย่างไร แต่จะมีความเข้าใจว่าธุรกิจจะเอา Data นี้ไปใช้อย่างไรน้อยสุด ในแผนกนี้จะทำ Document ส่วน Core Information เกี่ยวกับ Data และว่า Data จะถูกเปลี่ยนแปลงจัดการอย่างไร
2. Data Analytics และ Data Scientist จะเป็นแผนกที่รู้เรื่องเกี่ยวกับ Core Data น้อยลง และมีความรู้เกี่ยวกับว่า Data นี้จะถูกนำไปวิเคราะห์จนถึงนำไปใช้ในธุรกิจอย่างไรเพิ่มขึ้น โดยแผนกนี้จะทำการ Document ว่า Data นี้เหมาะกับการใช้งานแบบไหน ใช้งานอย่างไร เชื่อถือได้หรือไม่ และจะได้ผลลัพธ์การวิเคราะห์อะไรออกมาจาก Data นี้
3. Business analysts จะเป็นแผนกที่แปลผลการวิเคราะห์ Data นั้น ๆ ขึ้นมาจากทีม Analytics และทำการตัดสินใจและวัดผลของการวิเคราะห์ ข้อมูล นั้น ๆ ขึ้น โดยในฝั่งธุรกิจนี้จำเป็นต้องเข้าใจที่มาที่ไปขอ Data และการ Data นี้ถูกนำมาวิเคราะห์อย่างไร ถึงได้ผลวิเคราะห์ที่ผลได้ออกมา โดยทีมนี้จะมีหน้าในการเติมเต็มข้อมูฃว่าจะใช้ Data อย่างไร และทางธุรกิจ คาดหวังผลจากการทำ Data Analytics นี้อย่างไรขึ้นมา
สิ่งที่ควรคาดหวังจากการทำ Data Documentation นี้คือเป็นเครื่องมือที่สามารถช่วยให้ทีมต่าง ๆ สามารถทำงานเกี่ยวกับ Data ได้สอดคล้องกันขึ้นตั้งแต่ต้นนำ้ยันปลายน้ำของ Data และนอกจากนี้ยังต้องเพิ่มในส่วนของการใช้ data transformation tools ต่าง ๆ ที่จำเป็นที่จะทำให้ทุกทีมเข้าใจว่าแต่ละทีมกำลังทำอะไรอยู่ออกมา และทุกทีมควรลงข้อมูลทั้งในเชิงลึกและเชิงกว้าง เพื่อให้ทีมได้ทำความเข้าใจกระบวนการต่าง ๆ ในการทำ Data นั้นเพิ่มขึ้น โดยต้องไม่คิดว่าเป็นเรื่องที่รู้อยู่แล้ว หรือเป็นเรื่องที่อีกทีมไม่น่าเข้าใจ
การทำ Data Documentation ให้กว้าง และ ลึก ช่วยให้ แต่ละทีมนั้นมีภาพความเข้าใจที่ตรงกันและเข้าใจกระบวนการทำงานของแต่ละทีมมากขึ้นไปอีก อีกทั้งยังทำให้เกิดการร่วมมือกันที่ดีของการทำ Data ที่จะมุ่งไปในทิศทางเดี่ยวกัน และเกิดการแชร์ความรู้ ข้อมูลต่าง ๆ กันอีกด้วย ซึ่งส่งผลต่อไปในเรื่องการร่วมมือที่เพิ่มมากขึ้น และ ทำให้เกิดความหลากหลายของทีมทำงานเพิ่มมากขึ้น เช่น
1. มีตัวอย่างหรือการทำโมเดลใหม่ ๆ ที่มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นมาได้
2. มีการใช้ทักษะหรือแชร์ทักษะด้วยความคิด ทัศนะคติที่ดีขึ้นต่อทีมโดยรวม
3. เกิดการแชร์ความรู้ในการทำงานและการใช้โมเดลในการวิเคราะห์ต่าง ๆ ที่ดีขึ้นไปอีก ทำให้เกิดการใช้งาน Data ได้ถูกทาง
4. สามารถหาทรัพยากรมาช่วยงานได้ ไม่ว่าจะเป็นการ Testing, auditing และการควบคุมดูแล
การมี Data Documentation ที่ดีนั้น จะช่วนให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพิ่ม Productitivity ของการทำงานของทีม และการีวมมือกันของทีมที่จะทำให้ลดข้อผิดพลาด ลดการแปลผลความต้องการของแต่ละแผนกที่ผิดไป และลดข้อผิดพลาดของการทำงานต่าง ๆ อีกด้วย
