ปัจจุบันการสื่อสารทางธุรกิจส่วนใหญ่จะใช้ “อีเมล์” เพราะสามารถใช้งานได้หลากหลาย สะดวก เข้าถึงง่าย และไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใดๆ จึงทำให้อีเมล์กลายเป็นเครื่องมือสื่อสารแบบสากล และสารพัดประโยชน์ แต่คุณเคยสงสัยบ้างหรือไม่ว่า การเขียนอีเมล์สำหรับธุรกิจที่ถูกต้องนั้นเป็นอย่างไร
จริงๆ แล้วการใช้อีเมล์ก็เปรียบเหมือนดาบสองคม ที่รวดเร็ว และสะดวกสบาย แต่ถ้าคุณทำผิดพลาด แน่นอนว่าอีเมล์ฉบับนั้นก็ยังจะคงอยู่ไม่หายไปไหน นี่คือ 6 สิ่งที่คุณต้องเรียนรู้ เพื่อเขียนอีเมล์ให้เหมือนมืออาชีพ
1. ครอบคลุม และตรงประเด็น
เพื่อไม่ให้เป็นการรบกวนผู้รับมากเกินไป คุณต้องระบุข้อมูลให้ชัดเจน แจ้งเรื่องสำคัญให้ครบ (สิ่งที่ผู้รับอยากรู้ /ควรรู้) หรือถ้ามีข้อมูลจำนวนมาก แนะนำให้ใช้ Bullet หรือย่อหน้า จัดลำดับความสำคัญภายในอีเมล์ให้ดี เพื่อให้ข้อมูลกระชับ อ่านง่าย ไม่รกตาเกินไป หรือถ้ามีไฟล์ ก็ควรแนบไปด้วย และควรบรรยายสั้นๆ ว่าคุณส่งอะไรมาให้
2. ตรวจสอบวัน/เวลา
ถ้าต้องทำธุรกิจระหว่างประเทศ อย่าลืมตรวจสอบวัน และเวลาให้ดี พร้อมแจ้งด้วยถ้าต้องการติดต่อทางโทรศัพท์สามารถโทรได้ตั้งแต่กี่โมง ถึงกี่โมง แนะนำว่าต้องตรวจทานอย่างน้อย 2 ครั้ง เพื่อความมั่นใจ
3. ตรวจสอบคำผิด คำถูก
การเขียนอีเมล์ให้เหมือนมืออาชีพนั้น ต้องมีคำผิดให้น้อยที่สุด หรือถ้าไม่มีเลยจะดีมาก ไม่ว่าจะเป็นตัวสะกด ไวยากรณ์ การเลือกใช้คำให้เหมาะสม ซึ่งทั้งหมดนี้จะทำให้ผู้รับ รู้สึกถึงความใส่ใจ ขอย้ำอีกครั้งว่า อย่าลืมตรวจก่อนส่งอีเมล์ทุกครั้ง
4. รู้จักใช้ภาษา
ถ้าคุณใช้รูปแบบภาษาที่ดูสนุกสนานเกินไป ไม่ควรใช้ภาษาวัยรุ่นมากเกินไป เพราะอาจทำให้ผู้รับคิดว่านี่เป็นอีเมล์ขยะก็ได้ การเขียนอีเมล์ธุรกิจ ห้ามลืมเรื่องมารยาทเป็นอันขาด โดยเฉพาะคำว่า “สวัสดี” และ “ขอบคุณ” ถ้าคุณต้องส่งอีเมลถึงคนที่ไม่รู้จักกันมาก่อน อย่าใช้ชื่ออีเมล์ที่แสดงออกถึงอารมณ์ น่ารัก ตลก ในขณะเดียวกันการใช้ภาษาที่เป็นทางการมากเกินไป ก็ดูเป็นการแสดงอำนาจในทางที่ไม่เหมาะสมนัก และยังทำให้ผู้รับไม่ประทับใจอีกด้วย
5. มีคำขึ้นต้น/ลงท้าย
ไม่ว่าคุณจะส่งอีเมล์ถึงใคร ต้องระบุจุดประสงค์ให้ชัดเจน ว่าติดต่อเรื่องอะไร ส่งถึงใคร มีใครบ้างที่เกี่ยวข้อง ถ้าคุณต้องการขอความช่วยเหลือ หรือติดต่อขอข้อมูลใดๆ ควรมีการเขียนคำขึ้นต้น และคำลงท้ายให้สุภาพ ทั้งนี้ เพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น ลองเปลี่ยนมาใช้คำลงท้ายที่ว่า “ผม/ดิฉัน จะรอการตอบกลับจากคุณ” “ขอบคุณสำหรับความร่วมมือที่กำลังจะเกิดขึ้นในครั้งนี้ค่ะ”
6. ติดตามข่าวสารของผู้รับ
เพื่อสานสัมพันธ์ในระยะยาว นอกจากการติดต่อผ่านอีเมล์แล้ว คุณยังติดตามพวกเขาได้ใน Social Media เพราะมันคือช่องทางที่ทำให้คุณทราบความเคลื่อนไหวต่างๆ อาทิ งานแต่ง งานศพ การเลื่อนต่ำแหน่ง ท่องเที่ยว ฯลฯ ซึ่งในเวลาที่คุณส่งอีเมล์ คุณจะได้มีคำทิ้งท้ายที่เชื่อมโยงกับผู้รับ “ของแสดงความยินดีกันการแต่งงานด้วยนะครับ” “ขอให้คุณมีวันหยุดยาวที่แสนพิเศษ” “Happy Holidays!”
สุดท้ายนี้ ก่อนจะคลิก “ส่ง” ถ้าคุณกลัวว่าอีเมล์จะไปไม่ถึงผู้รับ หรือกรณีที่เป็นเรื่องสำคัญ เร่งด่วน ก็สามารถโทรศัพท์ไปแจ้งก่อนล่วงหน้าได้เช่นกัน
การเขียนอีเมล์สำหรับธุรกิจ ไม่ใช่เรื่องยาก แต่ก็ไม่ใช่เรื่องง่าย คุณจำเป็นต้องดึงเอาทักษะการสื่อสารออกมาใช้ให้เกิดประโยชน์ เพราะการสื่อสารผ่านอีเมล์ แม้จะมีข้อดีอยู่หลายด้าน แต่ก็มีข้อเสียซ่อนอยู่ด้วย เพราะมันไม่สามารถถ่ายทอดความรู้สึก อารมณ์ออกมาได้ทั้งหมด ดังนั้น ทักษะทั้ง 6 ข้อที่แนะนำไปนั้น จะช่วยให้คุณได้เรียนรู้และนำไปปรับใช้ได้อย่างถูกต้อง
