เปลี่ยนการประชุมไร้สาระ มาเป็นการประชุมที่มีประสิทธิภาพในการทำงานกัน

คงไม่มีใครที่ไม่เคยผ่านสิ่งที่เรียกว่า “การประชุม” ในที่ทำงาน หรือ “การประชุม” เพื่อคุยกันในการวางแผนหรือหาทางออกในปัญหาร่วมกัน เพื่อให้ได้ทางแก้ไขที่ดีที่สุด แต่หลาย ๆ ครั้งการประชุม โดยเฉพาะในประเทศไทยนั้นกลายเป็นการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ แถมทำให้เวลาของคนที่ต้องทำงานให้เสร็จกลายเป็นไม่เสร็จไป ยิ่งไปกว่านั้นกลับไปทำลายเวลาส่วนตัวของพนักงานอีก แล้วทำอย่างไรดีที่จะเลิกการประชุมไม่มีประสิทธิภาพนี้ออกไป

httpv://www.youtube.com/watch?v=46k3frF1V90

ผมเคยมีประสบการณ์ส่วนตัวที่ไม่ดีนักกับองค์กรหนึ่งที่มีการประชุมที่ไม่ก่อให้เกิดงานและทำลายเวลางานของพนักงานลงไป ทำให้งานแทนที่จะเสร็จกลับไม่เสร็จในเวลา ต้องมานั่งทำนอกเวลาหรือบ้างครั้งก็เอากลับมาทำที่บ้านอีก ทำให้เสียเวลาชีวิตไปอีกด้วย ในบางคนอาจจะมีปัญหากับครอบครัวหรืออื่น ๆ อีกมากมาย หน่ำซ้ำการประชุมนั้นบางทีไม่มีอะไรเกิดขึ้นมาเลย กลายเป็นประชุมที่ไม่มีข้อสรุป และต้องเรียกมาประชุมซ้ำไปอีก ทำให้บางทีก็ไม่รู้ว่าจะประชุมไปทำไม หรือบางทีก็เป็นประชุมที่ไม่จำเป็น บางเรื่องที่แยกไปคุยกันได้หรือส่งอีเมล์คุยกันได้ กลับไม่ส่งและต้องเรียกประชุมแทน ทำให้เสียเวลาไปมากมายกับเรื่องเล็กน้อยที่ควรจะคุยกันจบได้ง่าย ๆ ไปเลย จากวันนั้นผมเลยคิดว่าจะเลิกการประชุมแบบนี้ การประชุมที่ไม่มีข้อสรุปและเรียนรู้วิธีการประชุมแบบมีประสิทธิภาพจากบริษัทชื่อดังในต่างประเทศอย่างเช่น Google หรือ Apple ที่สามารถสร้างการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพได้ และโดยเฉพาะในยุคนี้ที่มีการใช้วิธีการ agile ที่ทำให้ประชุมนั้นสามารถจบลงใน 15 นาทีได้ด้วย ทั้งนี้เราลองมาเรียนรู้วิธีการต่าง ๆ กัน

httpv://www.youtube.com/watch?v=F6Qo8IDsVNg

วิธีการประชุมให้ได้ประสิทธิภาพนั้นในแต่ละออฟฟิสที่กลายเป็นบริษัทชั้นนำในยุคนี้ต่างมีวิธีการของตัวเองออกไป แต่ในทุกที่นั้นสิ่งสำคัญคือเมื่อทุกคนออกจากห้องประชุมแล้วจะรู้ว่า Next step คืออะไร และทุกคนมีหน้าที่จะต้องทำอะไร และส่งงานแบบไหนออกมา เช่นบริษัท Apple นั้นในตอนที่ Steve Jobs บริหารงานอยู่ จะมีกฏการประชุมที่น่าสนใจคือในการประชุมจะมี Agenda มาเลยว่าใครจะต้องพรีเซนต์เรื่องอะไร มีความรับผิดชอบอะไร และจะต้องทำอะไร ร่วมทั้งเมื่อจบการประขุมจะต้องมีสรุปว่าแต่ละคนทำอะไรต่อไปอีกด้วย นอกจากนี้ในตอนที่ Steve Jobs เป็นผู้บริหารอยู่นั้น สิ่งหนึ่งคือคนที่เข้าประชุม จะไม่สามารถเข้ามานั่งเฉย ๆ หรือเข้ามานั่งเป็นกำลังใจ แต่คนที่เข้ามาต้องแสดงความคิดเห็น พร้อมทั้งเตรียมพร้อมที่จะถูกถาม ท้าทาย หรือให้แสดงความคิดเห็นในงาน บ่อยครั้งที่คนในห้องประชุมนั้นถูกท้าทาย หรือวิจารณ์ในงานจนเสียใจ แต่คนที่มีความรับผิดชอบและเชื่อมั่นในงานตัวเองย่อมไม่กลัวการวิจารณ์และสามารถเปลี่ยนการวิจารณ์เป็นพลังต่อไปได้ Steve Jobs บอกว่าถ้าคนนั้นไม่สามารถมีความคิดเห็นที่จะปกป้องไอเดียหรือถกเถียงเพื่อให้ไอเดียตัวเองชนะได้ คนนั้นไม่ควรอยู่ใน Meeting เลย

httpv://www.youtube.com/watch?v=BNeXlJW70KQ

วิธีการประชุมที่คนนั้นนิยมมาให้ตัวอย่างกันคือการประชุมแบบ Google ใช้กันคือการประชุมนั้นต้องมี Agenda ทุกครั้งว่าจะคุยเรื่องอะไร และมีเวลากำหนดในการประชุมทุกครั้ง นอกจากนี้การประชุมนั้นต้องมีผู้นำในการประชุมเพื่อการตัดสินใจว่าจะทำอะไรต่อไป เพราะหลาย ๆ ครั้งนั้นการประชุมจบลงแบบไม่มีข้อสรุปเพราะไม่มีใครกล้าตัดสินใจ ในการประชุมนั้นต้องมีคนจดเรื่องในการะประชุมเพื่อสรุปเป็นข้อตกลงร่วมกันของการประชุมว่ามีการตกลงกันแล้ว ไม่สามารถมาเปลี่ยนแปลงได้ หากเรื่องที่จะคุยนั้นไม่จำเป็นต้องมีคนเกี่ยวข้องหลาย ๆ คนหรือสามารถทำได้กันเอง ก็ทำประชุมแบบกลุ่มเล็ก ๆ ที่โต๊ะทำงานกันเองเพื่อใช้เวลาน้อยที่สุด ที่สำคัญคือการประชุมทุกครั้งจงใช้ข้อมูลและข้อเท็จจริงมาเป็นประเด็นถกเถียงกัน หรือนำเสนอในไอเดียใหม่ ๆ ไม่มีประโยชน์ที่จะมาใช้อารมณ์ในการคุยกัน สุดท้ายคือเรียกคนประชุมที่มีความเกี่ยวข้องมาประชุมจริง ๆ และทุกคนในการประชุมย่อมต้องมีบทพูด

httpv://www.youtube.com/watch?v=rU8nv38E0Qk

ในยุคนี้ก็มีการประชุมแบบใหม่ ที่จบเร็วกว่า Google ขึ้นมาอีกอันและนิยมใช้ในกลุ่มพนักงานที่นำวิธีการ Agile มาใช้นั้นคือ Standup Meeting ซึ่งสามารถจบได้ภายใน 15 นาที วิธีการคือ การยืนประชุม อย่างที่ชื่อบอกไว้ ข้อดีของการยืนประชุมนี้คือ จากการที่ต้องยืนตลอดเวลาคือคนจะมีความตื่นตัวอย่างมาก เพราะไม่สามารถทำอย่างอื่นได้ เช่นเหมอลอย หลับ ทำเป็นไม่สนใจ หรือเล่นมือถือได้ นอกจากนี้ยังมีข้อกำหนดคือการทำ Standup Meeting นี้คือการตัดการพูดที่ไร้สาระออกไป พูดให้ตรงประเด็น สั้นและกระชับที่สุด นอกจากนี้คนประชุมต้องทำการบ้านมาว่า ทำอะไรไปแล้วบ้าง กำลังจะทำอะไรต่อไป และอะไรเป็นอุปสรรคอยู่ เพื่อที่จะมาช่วยกันหาทางออกต่อไปได้

httpv://www.youtube.com/watch?v=wCW4SRvQ9_U

นอกจากนี้ยังมีวิธีการต่าง ๆ ที่บริษัทอื่น ๆ นิยมใช้กันคือห้ามมาสาย เพราะการมาสายเมื่อมีคนมาสายหลายคน พอนับรวมเวลากันก็ทำให้เวลาที่จะได้งานนั้นหายไป หรือคนที่ไม่ทำการบ้านหรือไม่มีเรื่องจะต้องพูดไม่มีสิทธิที่จะมาเข้าประชุม หรือการทำประชุมนั้นให้เล็กและตัดสินใจให้เร็วที่สุด เพื่อที่จะให้คนทำงานได้ทำงานกันจริง ๆ ทั้งนี้ใครที่เจอประชุมไร้สาระหรือประชุมที่ไม่เกิดงาน แถมทำลายงาน ลองเอาวิธีการเหล่านี้ไปใช้ดูเพื่อสร้างประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้น