5 เคล็ดลับในการทำให้การนำเสนองานนั้นดีขึ้น

การทำงานการตลาดหรือคนทำงานเอเจนซี่นั้น สิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เลยคือการต้องทำการนำเสนองาน นำเสนอแผนการตลาดต่าง ๆ หรือนำเสนอแผนการสื่อสารทางการตลาดว่าจะสื่อสารสินค้าและบริการออกไปอย่างไร กระบวนการนำเสนอนี้เป็นกระบวนการที่สำคัญมากเพราะเป็นการมาอธิบายสิ่งที่นักการตลาดหรือคนที่ทำงานมานั้นว่าจะมีผลเป็นอย่างไรต่อผู้มีอำนาจตัดสินใจต่าง ๆ ทำให้การนำเสนอนั้นกลายเป็นทักษะสำคัญของคนทำงานในยุคนี้เลย

การทำ Presentation หรือที่เรียกย่อ ๆ ว่า Deck นั้นคือส่วนหนึ่งของนำเสนองานทั้งหมด งานที่ทำมานั้นจะได้ถูกทำต่อหรือสร้างความเข้าใจให้กับคนทำงานทั้งหมด หรือได้อนุมัติงบก็ขึ้นอยู่กับการทำ Presentation และวิธีการนำเสนองานหรือที่เรียกว่า Pitch ทั้งนี้การสามารถสร้าง Presentation ที่ดีได้และสามารถนำเสนอได้ ทำให้นักการตลาดนั้นสามารถชนะใจผู้ฟังและทำให้ผู้ฟังเกิดความเชื่อใจจนสามารถไว้วางใจให้ทำงานได้อีกด้วย ซึ่งในวันนี้ผมจะมานำเสนอเคล็ดลับที่ทำให้การนำเสนองานของคุณนั้นสร้างความมั่นใจและทำให้ผู้ฟังมั่นใจได้อีกด้วย

1. เตรียมตัวตั้งแต่ทำ Presentation

วิธีการที่จะสามารถ Presentation คือการเตรียมตัวตั้งแต่เริ่มทำ Presentaion นั้นเลย ซึ่งเวลาทำ Presentation นั้นต้องเข้าใจว่าเรากำลังอยากจะเล่าอะไรออกไป การคิด Flow ของการเล่านั้นสำคัญมาก เพราะจสามารถทำให้เกิดการไหลลื่นของการเล่าเรื่องและไม่เกิดสะดุดหรือทำให้เกิดการสับสนในเวลาที่เล่า วิธีการหนึ่งที่ผมใช้คือการ สร้างการเล่าเรื่องจากภาพใหญ่ ๆ ไปสู่ภาพย่อย ๆ ของภาพที่อยากจะนำเสนอ พยายามเล่าเรื่องง่าย ๆ ให้มากที่สุด อีกวิธีการที่น่าจะทำคือการทำให้ให้สไลด์นั้นมีแต่เนื้อหาที่สำคัญเท่านั้นทำให้ผู้ฟังนั้นไม่ต้องอ่าน และทำให้ฟังจากเล่าจะได้ตั้งใจฟังในสิ่งที่เราเล่า

นอกจากนี้คือการที่ต้องเตรียมตัวและฝึกการเล่าเรื่องที่สามารถสร้างการเล่าเรื่องที่ไม่ต้องโฟกัสในรายละเอียดของการนำเสนอได้ แต่สามารถเข้าใจสิ่งที่จะนำเสนอจนสามารถเล่ามาได้จากใจ สิ่งที่ควรทำจากนี้คือการรีวิวเนื้อหาว่าสมบูรณ์ ไหลลื่นหรือขาดเหลืออะไรไหม แม้ว่าจะก่อนที่จะนำเสนองานเองก็ตาม เพื่อที่จะแก้ได้ทันที

2. ความมั่นใจและการใช้เสียง

หลาย ๆ คนนั้นเวลาที่นำเสนอมักจะตื่นเต้นหรือประหม่า ทำให้เกิดความผิดพลาดหรือพูดตะกุกตะกักและทำให้การนำเสนอนั้นไม่ราบรื่น ทำให้ผู้ฟังนั้นเกิดเบื่อได้ สิ่งที่ควรทำคือการฝึกการพูและหัดนำเสนอบ่อย ๆ นอกจากนี้ยังสามารถที่จะใช้การเดินหรือการใช้มือต่าง ๆ เพื่อสร้างความผ่อนคลายในการนำเสนอ นอกจากนี้สิ่งสำคัญคือความเข้าใจในสิ่งที่จะนำเสนอว่ากำลังจะนำเสนออะไร ความเข้าใจในสิ่งที่ทำจะทำให้เกิดความมั่นใจว่าไม่ว่าอะไรจะเข้ามาสามารถรับมือได้ นอกจากนี้การใช้เสียงก็ยังมีความสำคัญเพราะการพูดด้วยโทนเสียงสม่ำเสมอนั้นมีความน่าเบื่อ แต่การใช้เสียงที่มีโทนสูงต่ำ เร็ว หรือช้านั้นทำให้ผู้ฟังนั้นเบื่อและไม่อยากฟังได้อีกด้วย

3. ดูความสนใจของผู้ฟัง

สิ่งที่สำคัญในการนำเสนองานนั้นคือการรักษาระดับความสนใจของผู้ฟังให้มีความตั้งใจฟังในสิ่งที่เรากำลังพูด หลาย ๆ คนชอบพูดโดยไม่สนใจผู้ฟังว่าใครจะฟังหรือไม่ฟัง ทำให้การนำเสนอนั้นน่าเบื่อและไร้ปฏิสัมพันธ์ สิ่งที่ช่วยสร้างให้เกิดความสนใจของผู้ฟังและสร้างการมีส่วนร่วมขึ้นมาคือการสร้างคำถามใส่คนฟัง หรือการใช้คำว่า ผม กับ คุณ กับประโยคที่สามารถสร้างการมีส่วนร่วมหรือแชร์ประสบการณ์ได้ นอกจากนี้ยังสามารถใช้วิธีการเปิดโอกาสให้ถามก็สามารถช่วยได้อีกด้วย วิธีการที่ผมใช้ประจำจากการพรีเซนเชิงวิชาการคือ การใช้การเล่าเรื่องเพื่อกระตุ้นความสนใจขึ้นมา เพราะการเล่าเรื่องช่วยให้สมองผ่อนคลายและทำให้เกิดสมาธิขึ้นมาอีกด้วย

4. สร้าง Presentation ที่เหมาะกับคนฟัง

httpv://www.youtube.com/watch?v=suRDUFpsHus

การเข้าใจกลุ่มเป้าหมายของผู้ฟังนั้นสำคัญมาก เพราะเราจะสามารถสร้างเนื้อหาการนำเสนอที่เหมาะกับกลุ่มคนฟังได้ เช่นการนำเสนอกับทีมการตลาดกับผู้บริหารระดับสูงนั้นมีความแตกต่างกัน เพราะอย่างทีมที่ดูแลจะมีเวลาในการฟังอย่างเต็มที่ แต่กับผู้บริหารนั้นมีเวลาจำกัดต้องสร้างการนำเสนอที่สรุปใจความได้ทันที หรือถ้ารู้ว่าผู้ฟังไม่สามารถเข้าใเรื่องที่กำลังนำเสนอได้ การสร้างเนื้อหาให้ง่าย ใช้การเปรียบเทียบในภาพที่ผู้ฟังนั้นจะเข้าใจนั้นก็สามารถช่วยได้เช่นกัน

5. จบด้วยบทสรุปที่น่าจดจำ

สุดท้ายคือการจบแบบที่จะสร้างความประทับใจหรือการสร้างการจดจำของผู้พูด การสร้างบทสรุปหรือ Key Takeaways และเน้นย้ำตัว Key Takeaways นี้เรื่อย ๆ เพื่อสร้างการจดจำ และทำให้เกิดความทรงจำในสิ่งที่เรากำลังเน้นย้ำเพื่อให้ตระหนักในสิ่งที่พูด อีกวิธีคือการสร้างบทสรุปตอนบที่ใช้การสรุปทั้งหมดในสิ่งที่พูดไปเพื่อสร้างการประทับใจในการฟังขึ้นมา ลองดูคลิปจาก TED talk ที่ตอนจบแต่ละคนนั้นจะมี Close speech ที่พูดจบที่จะทำให้ผู้ฟังรู้สึกว่า วันนี้ได้รับประโยชน์อะไรจากการฟังวันนี้ไป

ทั้งนี้ใครที่กำลังต้องเริ่มนำเสนองาน หรือเตรียมนำเสนองาน ลองเอาเคล็ดลับน้อย ๆ เหล่านี้ไปใช้ดู และลองปรับปรุงตามความถนัดของตัวเอง หมั่นฝึกบ่อย ๆ แล้วคุณจะสามารถกลายเป้นคนที่สามารถนำเสนองานได้ดีและสามารถพูดได้อย่างมีความมั่นใจเสมอ