รวม 10 Tools – AI เพิ่ม Productive สำหรับ ‘ชาวออฟฟิศ’

 

ทุกวันนี้ความท้าทายในที่ทำงาน ไม่ได้จบแค่การทำงานที่กองอยู่ตรงหน้าให้เสร็จ แต่ยังต้องเร็ว และมีคุณภาพ นอกจากการใช้สมองอย่างหนัก พนักงานจึงต้องมีความสามารถในการจัดการเวลา แบ่งระดับความสำคัญของงานให้ดีด้วย ซึ่งยังไม่รวมเรื่องน่าปวดหัวอื่นๆ ที่เกิดขึ้นอย่างเป็นประจำในที่ทำงาน จนหลายคนถาม “แล้วเราคนเดียวจะสู้ไหวเหรอ?”

ด้วยความท้าทายอย่างหนักหน่วงเหล่านี้ ทำให้พนักงานหลายคนมองหาตัวช่วยอย่างเครื่องมือ หรือ AI ต่างๆ เพื่อให้งานเสร็จตามเป้าหมาย โดยใช้พลังกาย พลังใจน้อยลง ที่หากเป็นเมื่อก่อน การใช้ AI หรือเครื่องมือช่วยทุ่นแรงแบบนี้อาจถูกมองว่าเป็นการโกง เพราะไม่ได้ใช้ความสามารถของตนเองในการทำงานอย่างเต็มที่ แต่ท่ามกลางสนามแข่งแห่งความเป็นจริงในโลกธุรกิจ การที่เราเดินช้ากว่าแม้เพียงนิดเดียว อาจทำให้เราเสียโอกาส และเสียเปรียบคู่แข่งในตลาดได้

ด้าน Gallup บริษัทวิจัยเรื่องทรัพยากรบุคคลได้จัดทำผลสำรวจ Bentley-Gallup Business in Society เจาะกลุ่มหัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคล (CHRO) ในบริษัทขนาดใหญ่ พบว่าพนักงานกว่า 47% รู้สึกพร้อมที่จะนำ AI เข้ามายกระดับการทำงานของตัวเอง โดย 93% มองว่า AI จะช่วยลดภาระงาน และ 61% เห็นว่าการนำ AI มาใช้จะทำให้พนักงานใช้เวลากับงานเชิงกลยุทธ์ได้มากขึ้น เพราะงานยิบย่อยจะถูกกำจัดออกไป

มาดูกันว่าเครื่องมือทั้ง 10 ตัวที่คัดมาแล้วว่าจะช่วยยกระดับประสิทธิภาพการทำงานได้แบบง่ายๆ จะมีตัวไหนบ้าง

 

1. Notebooklm

 

 

สายคอนเทนต์ที่ต้องต่อสู้กับข้อมูลปริมาณมหาศาล จะต้องถูกใจสิ่งนี้ โดยเจ้า Notebooklm จาก Google ให้เราสามารถใส่ข้อมูลหลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ PDF หรือลิงก์เว็บไซต์ ซึ่งเราแค่สั่งการมันต่อว่าจะให้ทำอะไรกับข้อมูลเหล่านั้น เช่น ขอให้สรุป หรือจับประเด็นเฉพาะจุดมาขยายความ โดยในช่วงพัฒนานี้ ผู้ใช้งานสามารถใช้คำสั่งภาษาไทยได้ แต่คำตอบที่ออกมาจะยังเป็นภาษาอังกฤษอยู่ และเปิดให้ใช้งานฟรี 

 

2. Lumen5

 

 

ต่อกันด้วยสายพรีเซนต์ ที่ต้องนำข้อมูลในมือไปนำเสนอให้น่าสนใจไม่ว่าจะต่อหน้าผู้บริหาร หรือลูกค้า โดยเราแค่โยนเนื้อหาที่ต้องการนำเสนอ ไม่ว่าจะมาจากไฟล์ PDF หรือลิงก์เว็บไซต์ แล้วตัว Lumen5 จะสร้างเป็น Presentation Video ขึ้นมาให้เรา โดยแบ่งแยกเนื้อหาในแต่ละ Scene อย่างชัดเจน พร้อมกับภาพประกอบที่เกี่ยวข้อง และเพลงประกอบ โดยสามารถใช้งานได้ฟรีที่วิดีโอความยาว 2 นาที 

 

3. Adobe Firefly

 

 

ตัวช่วยสำหรับสายกราฟิกดีไซน์เนอร์ กับ Adobe Firefly โมเดล Generative AI ที่จะคอยช่วยสร้างสรรค์งานภาพของเราให้สมบูรณ์มากยิ่งขึ้น ยกตัวอย่างเช่น เอฟเฟกต์ข้อความ Recolor หรือการเพิ่มส่วนประกอบบางอย่างบนภาพ ด้วยการสั่งผ่านตัวอักษร หรือจะใช้ในการลบสิ่งที่ไม่ต้องการออกจากภาพก็ได้ โดย Firefly จะขับเคลื่อนอยู่ในเครื่องมือต่างๆ ของ Adobe เช่น Photoshop, Illustrator, Lightroom และ InDesign 

 

4. Transkriptor

 

 

 

บางทีการประชุมก็ยืดยาว จนคนจดรายละเอียดต้องจดแล้ว จดอีก ไม่จบไม่สิ้น ตัว Traskriptor จะเข้ามาช่วยแก้ปัญหานี้ได้ เพราะมีความสามารถในการถอดเสียงโดยเฉพาะ ไม่ว่าจะเป็นการประชุม หรือการสัมภาษณ์ ไปจนถึงการถอดเสียงจากเว็บไซต์อย่าง YouTube โดยสามารถแปลงเสียงพูดให้เป็นข้อความภาษาไทยได้แบบเรียลไทม์ ซึ่งจะมีทั้งแบบฟรี และแพคเกจสำหรับธุรกิจ

 

5. Grammarly

 

 

สำหรับใครที่ต้องทำงานกับภาษาอังกฤษอยู่เป็นประจำ Grammarly จะช่วยในเรื่องการปรับรูปประโยคให้เป็นแบบที่เราต้องการมากขึ้น ตั้งแต่การตรวจคำผิด ตรวจ Grammar ไปจนถึงการปรับ Mood and Tone ของประโยค มีประโยชน์ตั้งแต่การเขียนอีเมล สคริปต์วิดีโอสัมภาษณ์ หรือจะเป็นรายงานต่างๆ ก็ได้ โดยตัวนี้เปิดให้เราใช้งานได้ฟรี และมีแพคเกจสำหรับธุรกิจที่จะเพิ่มความสามารถใหม่ๆ เข้ามา

 

6. Google Trends

 

 

 

เครื่องมือฟรีจาก Google ที่ช่วยเราสำรวจแนวโน้มความสนใจที่กำลังมาแรงบนอินเทอร์เน็ต โดยวิเคราะห์ข้อมูลการค้นหาบน Google Search เพื่อแสดงความถี่ และความนิยมของคำค้นหาต่างๆ ในช่วงเวลาที่กำหนด ทั้งยังแบ่งดูเฉพาะส่วนภูมิภาค หรือประเทศได้ด้วย เหมาะสำหรับสายการตลาด หรือสายเขียนบทความ SEO ที่ต้องการหา Keyword ที่เหมาะสมในเบื้องต้น ซึ่งเราสามารถเปรียบเทียบหลาย Keywords พร้อมกันได้ด้วย

 

7. Dropbox

 

 

ทุกวันนี้ในการทำงานหลายคนไม่ได้ใช้แค่คอมพิวเตอร์เครื่องเดียวอีกแล้ว อาจมีโน็ตบุ๊ค แทปเลต ไปจนถึงบางคนก็ทำงานบนสมาร์ตโฟนด้วย ตัว Dropbox จะทำให้การส่งไฟล์ทุกรูปแบบข้ามอุปกรณ์ได้อย่างง่ายดาย โดยไฟล์ที่จัดเก็บจะไม่ถูกลดคุณภาพลง โดยเราสามารถใช้งานได้ฟรีเริ่มต้นที่ขนาด 2 GB โดยเราสามารถเข้าใช้งานด้วย Google ID, Apple ID หรือสมัครใช้งานด้วยอีเมลของเรา และในปี 2024 นี้ Dropbox ก็มีการอัปเดตหลายอย่างซึ่งรวมถึงการปกป้องความเป็นส่วนตัว และความปลอดภัยของข้อมูลด้วย

 

8. Slack

 

 

หนึ่งเครื่องมือยอดนิยมสำหรับการจัดการงานแบบทีมที่ต้องถือโปรเจกต์หลายตัวพร้อมกัน โดย Slack จะช่วยให้เราสามารถบริหาร แบ่งงานออกเป็นสัดส่วน และดูความคืบหน้าของแต่ละโปรเจกต์ไปพร้อมๆ กันได้ ซึ่งในแพลตฟอร์มจะรองรับทั้งการสื่อสารผ่านข้อความ การโทร ไปจนถึงทำหน้าที่เป็นแหล่งเก็บไฟล์ Material เพื่อใช้ในการทำงานด้วย นอกจากนี้ยังสามารถเชื่อมต่อกับ CRM ภายนอก เพื่อบริหารจัดการควบคู่กับการดูแลลูกค้า โดย Slack มีทั้งแบบฟรี และแพคเกจที่เหมาะกับขนาดของแต่ละองค์กร

 

9. Google Keeps

 

 

สำหรับสายชอบจด ชอบจำ Google Keeps ทำหน้าที่คล้ายกับสมุดโน๊ตที่ให้เราเก็บข้อมูลได้หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นรหัสผ่านของแต่ละแพลตฟอร์ม หรือไอเดียบรรเจิดที่เกิดปิ๊งขึ้นระหว่างเดินอยู่ นอกจากนี้ยังสามารถอัดเสียง ไปจนถึงการทำบันทึกช่วยจำที่ตั้งค่าให้แจ้งเตือนเมื่อถึงเวลา หรือสถานที่นั้นๆ ได้อีกด้วย โดยข้อมูลบน Google Keeps จะ Sync กันผ่านทุกอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อ Google ID ของเรา

 

10. Buffer

 

 

ปิดท้ายกันที่ผู้ช่วยสำหรับสายแอดมินเว็บไซต์ หรือแอดมินเพจอย่าง Buffer ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยในการวางแผนจัดการเนื้อหาคอนเทนต์บนแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียต่างๆ ได้บน Buffer ที่เดียว ซึ่งในรูปแบบฟรีนี้จะให้เราสามารถเชื่อมต่อโชเชียลมีเดียได้ 3 Account และตั้งเวลาโพสต์ได้สูงสุด 10 โพสต์ ซึ่งในแพคเกจขนาดใหญ่ๆ ก็จะมีรายงานสรุปการวิเคราะห์ประสิทธิภาพของเนื้อหาผ่าน Like, Share, Engagement เป็นต้น ทั้งยังรองรับการทำงานเป็นทีมมากขึ้น ทั้งยังมี AI ที่คอยตรวจเช็ก และปรับปรุงเนื้อหาของเราให้ดีขึ้นด้วย

 

จะเห็นได้ว่าเครื่องมือเหล่านี้ไม่ใช่แค่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของเรา แต่ยังลดภาระงานที่ซ้ำซาก และเพิ่มเวลาให้กับงานที่ต้องใช้เวลา และความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น เพื่อยกระดับคุณภาพของงานในทุกมิติ ไม่ว่าจะเป็น การนำเสนอ การจัดการข้อมูล หรือการสื่อสารในทีม จึงชัดเจนแล้วว่าการเปิดใจรับเครื่องมือและเทคโนโลยีใหม่ๆ เหล่านี้ จะทำให้เราพร้อมรับมือกับโลกแห่งการทำงานที่เดินหน้าอย่างรวดเร็ว และมีการแข่งขันสูงขึ้นทุกวัน