หลายคนคงวางแผนที่จะก้าวเข้าสู่ปีใหม่อย่างมีคุณภาพไม่ว่าจะเป็นการพัฒนาตนเอง เพิ่มทักษะต่างๆให้กับตัวเองเพื่อให้เราได้เติบโตในสายอาชีพได้อย่างมีประสิทธิภาพ หรืออย่างน้อยจะได้เป็นคนที่ดีขึ้นในปีใหม่ๆ แต่บางครั้งด้วยเทคนิคเล็กๆน้อยๆที่อาจไม่จำเป็นต้องลงทุนอะไรมากก็อาจช่วยให้เราเป็นคนใหม่ได้ และนี่คือ 7 เทคนิคในการจัดระเบียบตัวเอง ด้วยเทคโนโลยีที่จะช่วยเพิ่ม Productivity ในการทำงานได้ในปี 2023 นี้
1.จัดการพื้นที่ดิจิทัล
พื้นที่ดิจิทัล หรือเรียกง่ายๆว่าเป็นโต๊ะทำงานเสมือนที่ทำให้เข้าเข้าถึงข้อมูลต่างๆ เช่น Desktop ของคอมพิวเตอร์ หน้า Home Screen ของแทปเล็ต หรือสมาร์ทโฟน กล่อง Mail Box ในอีเมล์ บัญชี Cloud ต่างๆ การจัดระเบียบพื้นที่ดิจิทัลเหล่านี้ให้เหมาะสมลบข้อมูลที่ไม่ได้ใช้เพื่อเพิ่มพื้นที่ใช้งาน ก็เหมือนกับการจัดระเบียบโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบและเข้าถึงอุปกรณ์ต่างๆได้ง่ายก็จะช่วยเพิ่ม Productivity ในการทำงานได้ด้วย
2.ใช้แอปช่วยจัดการชีวิต
อีกหนึ่งเทคนิคช่วยจัดการชีวิตการทำงานให้ดีขึ้นก็คือใช้แอปพลิเคชั่นต่างๆมาช่วยในการ Organize ชีวิตการทำงานเช่นการวางแผนการประชุม จัดการโครงการต่างๆ แจ้งเตือนเดดไลน์งานต่างๆ ซึ่งแน่นอนว่าก็มีหลายแอปพลิเคชั่นที่จะมาช่วยจัดการเรื่องเหล่านี้ได้ไม่ว่าจะเป็น Microsoft Outlook, Google Calendar หรือถ้าจะแอดวานซ์ไปอีกขั้นก็ใช้ Calendly แอปพลิเคชั่นที่ช่วยจัดการวางแผนการประชุมก็จะเพิ่มฟังก์ชั่นเจ๋งๆเข้าไปอีก ในส่วนของการวางแผนการทำงานในทีมก็สามารถใช้แอปพลิเคชั่นอย่าง Trello เข้ามาช่วยในการทำงานได้เช่นกัน
3.เพิ่มความปลอดภัยในโลกออนไลน์
ยิ่งโลกเดินหน้าไปสู่ความเป็นดิจิทัลมากเท่าไหร่ ข้อมูลในโลกออนไลน์ของเราก็ยิ่งมีความเสี่ยงมากขึ้นเท่านั้น ดังนั้นการให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของข้อมูลในโลกดิจิทัล เพื่อหลีกเลี่ยงภัยคุกคามทางไซเบอร์ด้วยวิธีต่างๆจึงเป็นเรื่องที่สำคัญเพื่อป้องกันชีวิตการทำงานรวมไปถึงชีวิตส่วนตัวที่อาจพังทลายลงได้
ดังนั้นสิ่งที่ผู้เชี่ยวชาญแนะนำก็คือการมีรหัสผ่านที่เดาได้ยาก หลีกเลี่ยงการใช้ลำดับตัวเลข หรือวันเดือนปีเกิดในการนำมาใช้เป็นรหัสผ่าน และเปลี่ยนรหัสผ่านเป็นประจำ นอกจากนี้ก็ควรที่จะตั้งค่าใช้งานระบบที่เรียกว่า two-factor Authentication (2FA) เพื่อปกป้องบัญชีของตัวเองเอาไว้เท่าที่จะเป็นไปได้ หลีกเลี่ยงการใช้ Wi-Fi สาธารณะ รวมไปถึงหลีกเลี่ยงการคลิกลิงก์หรือดาวน์โหลดไฟล์ที่ไม่รู้ที่มาที่ไปเป็นต้น
4.Unplug และ Disconnect ให้บ่อยขึ้น
การให้เวลากับการพักผ่อนก็เป็นสิ่งสำคัญสำหรับชีวิต โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อเริ่มมีการพูดถึงผลเสียที่อาจเกิดขึ้นกับวัฒนธรรมการทำงานแบบพร้อมทำงานตลอดเวลาหรือ Always-on work Culture มากขึ้นในช่วงหลัง ดังนั้นการละสายตาจากอุปกรณ์ดิจิทัลต่างๆ และการลดเวลาการมองหน้าจอจึงเป็นผลดีกับชีวิตรวมไปถึงช่วยเพิ่ม Productivity ในการทำงานได้ด้วย เทคนิคนี้นำไปปรับใช้ได้ตั้งแต่การหยุดพักช่วงสั้นๆในวันทำงาน , ทำ Social Media Detox ในช่วงวันหยุด รวมถึงการเลือกทำกิจกรรมที่ไม่ต้องอยู่กับหน้าจอเช่นการอ่านหนังสือ เล่นดนตรี วาดภาพ กิจกรรมเหล่านี้จะช่วยให้กลับไปทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และมี Productivity มากยิ่งขึ้นได้
5.ลดนิสัยดูสื่อโซเชียลโดยไร้จุดหมาย
ปัจจุบันสื่อสังคมออนไลน์พัฒนาไปมากจนกระทั่งบางครั้งการเข้าดูสื่อสังคมออนไลน์ก็ดูดเวลาของเราไปมากมายโดยที่เราไม่รู้ตัว เพราะมันง่ายมากที่คุณจะหยิบแทปเล็ตหรือสมาร์ทโฟนขึ้นมาและเปิด Intagram, Twitter หรือ TikTok ขึ้นมาละเลื่อน Feed ไปอย่างไร้จุดหมายก่อนจะพบว่าคุณเสียเวลาอันมีค่าไปแล้วหลายชั่วโมง ดังนั้นการลดละเลิกพฤติกรรมที่ว่านี้ก็จะช่วยเพิ่ม Productivity ให้กับการทำงานได้ หรือจะใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยเช่นการใช้ฟีเจอร์ที่ตรวจสอบเวลาการใช้หน้าจอของเราเช่น Screen Time ใน iPhone รวมไปถึงแอป Digital Wellbeing บนอุปกรณ์แอนดรอยด์ รวมไปถึง Extention อย่าง StayFocusd ที่สามารถลงในบราวเซอร์ในคอมพิวเตอร์ก็สามารถช่วยลดพฤติกรรมนี้ได้
6.ใช้ระบบอัตโนมัติช่วยงาน
ระบบอัตโนมัติก็เป็นอีกเทคโนโลยีที่ช่วยเพิ่ม Productivity ให้กับเราได้เพื่อทำให้เรามีเวลาว่างในการทุ่มเทให้กับงานที่สำคัญจริงๆมากขึ้น ดังนั้นการหาโปรแกรมหรือแอปพลิเคชั่นที่ช่วยให้เราสามารถทำงานได้โดยอัตโนมัติจึงเป็นทางเลือกที่ชาญฉลาดในปี 2023 นี้ ยกตัวอย่างเช่นการใช้ IFTTT เข้ามาช่วยให้การทำงานง่ายขึ้นเช่นเมื่อมีการโพสต์บทความลงในนแพลทฟอร์มโซเชียลมีเดียหนึ่ง ก็จะมีการโพสต์บทความเดียวกันลงในอีกแพลทฟอร์มหนึ่งโดยอัตโนมัติเป็นต้น หรือจะเป็นการใช้บริการอย่าง Hootsuite ในการบริหารจัดการสื่อสังคมออนไลน์หลายๆแพลตฟอร์มพร้อมๆกัน และตั้งเวลาโพสต์คอนเทนต์ต่างๆได้โดยอัตโนมัติเป็นต้น
7.เพิ่มทักษะเทคโนโลยีใหม่ๆ
นอกจากจะตามเทคโนโลยีให้ทันแล้วการเรียนรู้และเพิ่มทักษะด้านเทคโนโลยีใหม่ๆให้กับตัวเองก็มีส่วนสำคัญในการช่วยเพิ่ม Productivity ในการทำงานได้ ไม่ว่าคุณจะทำงานในสายเทคโนโลยีหรือไม่ก็ตาม นั่นเป็นเพราะว่ายิ่งคุณมีทักษะมากเท่าไหร่ นอกจากจะทำให้คุณมีความสามารถในการแข่งขันในตลาดแรงงานมากขึ้นแล้วยังทำให้คุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นด้วย และระลึกไว้เสมอว่าทักษะที่มีนั้นก็เหมือนกับการที่คุณมีเครื่องมือให้ใช้ในการทำงานให้สำเร็จมากขึ้น และการจะมีเครื่องมือหรือทักษะเพิ่มขึ้นได้นั้นก็ควรที่จะศึกษาเทรนด์ด้านเทคโนโลยีต่างๆอย่างสม่ำเสมอ สมัครเรียนคอร์สที่เปิดสอน เข้าร่วมงานสัมมนาหรือเวิร์กช็อปที่น่าสนใจบ่อยๆก็จะช่วยเรื่องนี้ได้
และนั่นก็คือ 7 เทคนิคการใช้เทคโนโลยีที่จะช่วยให้คุณทำงานในปี 2023 ได้อย่างมี Productivity มากยิ่งขึ้น เป็นทริกเล็กๆที่จะช่วยให้มี work flow ที่ดีและนำไปสู่ความสำเร็จท่ามกลางความท้าทายในปี 2023 นี้ได้ไม่มากก็น้อย
ที่มา MakeUseOf
