ปกติใน iOS หรือ Android ก็จะมีแอพอีเมลพื้นฐานที่มาพร้อมกับเครื่องอยู่แล้วนะครับ แต่ถ้าเทียบความสามารถกับแอพอีเมลอื่นๆ ที่สามารถดาวน์โหลดมาใช้ได้ฟรีๆ จาก App Store หรือ Play Store ก็ต้องบอกว่าถ้าคุณได้ลองใช้แอพพวกนี้ จะเลิกใช้แอพเมลที่มากับเครื่องไปเลยล่ะครับ
ก่อนหน้านี้ใน iOS เราจะไม่ค่อยอยากใช้แอพเมลอื่นๆ นอกจาก Mail ของระบบ เพราะมันสามารถส่งเมลจากแอพอื่นๆ ได้ จะอ่านข่าว ท่องเว็บ ก็สามารถส่งเนื้อหาจากหน้านั้นออกมาได้ทันที แต่ใน iOS เวอร์ชั่นหลังๆ แอพเมลรายอื่นก็สามารถนำตัวเองไปอยู่ในปุ่มแชร์ได้แล้ว และจะส่งเมลจากแอพไหนก็ได้เหมือน mail ของระบบเลย ทำให้เราใช้งานได้อย่างสะดวกใจมากขึ้นครับ (ส่วน Android มันแชร์ได้ตั้งแต่แรกอยู่แล้ว) เอาแหละ มาดูกันดีกว่าว่ามีแอพอะไรบ้าง
Inbox by gmail
แอพตัวแรกนี้ต้องบอกว่าแนะนำเลยสำหรับผู้ใช้ Gmail หรือเมลบริษัทที่เป็น Google Apps (ส่วนผู้ใช้เมลค่ายอื่นๆ ลองดูตัวถัดๆ ไปนะครับ) มันดีงามประเสริฐศรีที่สุดแล้ว!
จุดเด่นของ Inbox คือการกรุ๊ปข้อความอัตโนมัติที่เรียกว่า Bundle โดยระบบจะวิเคราะห์เมลของเราเองว่าควรเข้าไปอยู่ในกลุ่ม
- Finance เมลสำคัญจากสถาบันการเงิน
- Promos เมลไม่สำคัญ บอกโปรโมชั่นต่างๆ ที่เราไปสมัครไว้
- Updates เมลไม่สำคัญ ที่อัปเดทเรื่องราวของบริการต่างๆ ที่เราสมัครไว้
- Social เมลไม่สำคัญที่ Youtube, google+, hi5 หรือเครือข่ายสังคมออนไลน์ต่างๆ ส่งมาหาเรา
- Purchases เมลสำคัญ รวมใบเสร็จ เอกสารการสั่งซื้อของต่างๆ ของเรา
ซึ่งระบบจะเรียนรู้ลักษณะการใช้งานของเราไปเรื่อยๆ เพื่อให้จัดกลุ่มได้ถูกต้องแม่นยำ ถ้าเมลไหนจัดกลุ่มผิดเราก็สามารถย้ายเพื่อให้ระบบได้เรียนรู้ได้ และเมื่อเมลต่างๆ ถูกจัดกลุ่มไว้เป็นอย่างดีแล้ว เราก็สามารถจัดการเมลได้อย่างรวดเร็ว เช่นเมื่อไล่อ่านหัวข้อเมลในกลุ่ม Promos ทั้งหมดแล้วไม่เจอเรื่องอะไรน่าสนใจ ก็สั่งลบเมลในกลุ่ม Promos ทั้งหมดได้ด้วยการแตะครั้งเดียว หรือสามารถเปิด-ปิดการแจ้งเตือนได้ ให้แอพเตือนเฉพาะเมื่อเมลสำคัญเข้ามาเท่านั้น พวกเมลในกลุ่ม Promos, Update ไม่ต้องดังขึ้นมากวนใจเรา
แล้วความสามารถเด่นมากที่ทำให้คนรักแอพ Inbox คือการจัดกลุ่มในหมวด Trips ครับที่แอพจะเข้าไปวิเคราะห์เมลจากสายการบินหรือโรงแรมต่างๆ แล้วสรุปทริปเป็นภาพรวมให้เราว่าเครื่องขึ้นกี่โมง เที่ยวบินอะไร เข้าพักโรงแรมไหน และรวมเมลสำคัญต่างๆ สำหรับทริปนั้นๆ อยู่ในที่เดียว ทำให้เรียกใช้ได้ง่ายยามไปต่างประเทศครับ
นอกจากเรื่องการจัดกลุ่มเมลที่ Inbox ทำได้ดีแล้ว ยังมีความสามารถพิเศษอื่นๆ อีกเช่นสามารถตั้ง Reminder หรือจดบันทึกกันลืมต่างๆ โดยข้อมูลนี้จะไปผูกกับบัญชีของ Google เลย หรือถ้าเมลไหนอ่านแล้วยังไม่พร้อมจะจัดการก็ตั้ง Snooze ได้ว่าจะให้ Inbox เตือนให้ตอบเมลนั้นเมื่อไหร่
แต่ข้อจำกัดของ Inbox ก็อย่างที่เล่าไปแล้วครับว่าใช้ได้กับ Gmail อย่างเดียว และอีกข้อจำกัดหนึ่งคือถึงแม้ว่า Inbox จะสามารถจัดการ Gmail ได้พร้อมๆ กันหลายบัญชี แต่ไม่สามารถรวมทุกบัญชีให้แสดงพร้อมกันแบบ Unified inbox ได้นะครับ ถ้าผูก 3 เมลก็ต้องกด 3 ครั้งเพื่อเข้าไปอ่าน inbox ของแต่ละเมล ก็ลำบากขึ้นหน่อย แต่ก็ยังใช้ดีนะครับ
Microsoft Outlook
หลังจากไมโครซอฟท์ไปซื้อบริษัท Acompli มาเมื่อปี 2014 เพื่อนำมาทำแอพ Outlook สำหรับ iOS และ Android ก็ทำให้แอพเมลชื่อดั้งเดิมตัวนี้ดีขึ้นผิดหูผิดตาครับ มันดีงามมากจนอยากแนะนำทุกคนที่ใช้เมลทำธุรกิจใช้แอพตัวนี้
จุดเด่นของ Outlook คือเป็น Unified Inbox ที่สามารถรวมเมลหลากหลายค่ายไว้ในแอพเดียวครับ โดยตอนนี้ Outlook รองรับเมลจาก Gmail (รวมถึงเมลบริษัทแบบ Google Apps ด้วย), Yahoo Mail, Office 365, outlook.com, iCloud.com หรือ Microsoft Exchange จะเพิ่มให้ Outlook จัดการกี่เมลก็แสดงพร้อมกันในหน้า Inbox เดียวเลย นอกจากนี้มันยังฉลาดพอที่จะแยกเมลสำคัญ (Focused) ออกมาเพื่อแสดงให้ชัดๆ และแจ้งเตือนเมลในกลุ่มนี้ให้เราทราบทันทีเมื่อได้รับ จะใช้เมลคุยงานอะไรอยู่ ก็รู้ตัวไว ตอบกลับรวดเร็ว ไม่ต้องรำคาญกับการแจ้งเตือนเมลที่ไม่สำคัญอื่นๆ
ที่บอกว่า Outlook เหมาะมากสำหรับการทำธุรกิจ เพราะมันทำงานร่วมกับแอพในชุด Office ได้อย่างดีครับ เมื่ออ่านไฟล์แนบที่เป็นเอกสารของ Word, Excel, Powerpoint ก็สามารถส่งไปแก้ไขในแอพ Office และเซฟกลับมาในเมลเดิมเพื่อพร้อมส่งต่อได้ทันที แถมยังสามารถแสดงพรีวิวเอกสารได้อย่างสวยงามอีกด้วย ผูกเชื่อมต่อกับบริการอื่นๆ อย่าง dropbox, OneDrive เพื่อดึงไฟล์มาใช้แนบเมลทันทีเลยก็ได้ นอกจากนี้ Outlook ยังรองรับมาตรฐานการทำงานในเชิงธุรกิจอีกหลายอย่าง เช่น ADAL, MDM หรือ Microsoft Intune อีกด้วย
นอกจากนี้ Outlook ยังไม่ทิ้งลายของ Outlook บนคอมพิวเตอร์ มีฟังก์ชั่นปฏิทินที่ใช้งานได้ดีอยู่ภายในตัวแอพด้วย (ส่วนนี้ไมโครซอฟท์ซื้อแอพ Sunrise มาช่วยปรับปรุง) ซึ่งสามารถใช้งานร่วมกับการนัดหมายในอีเมลได้เป็นอย่างดี แถมยังมี Widget แสดงรายการนัดหมายให้ดูในหน้า Notification Center ของ iOS ด้วย
ของดีแบบนี้แจกให้ใช้ฟรีทั้ง iOS และ Android ครับ ใครยังไม่เคยใช้ต้องลองจัดดูนะครับ
Spark
แอพตัวนี้สำหรับผู้ใช้ iOS โดยเฉพาะ โดยเป็นผลิตภัณฑ์จากค่าย Readdle ที่เน้นซอฟต์แวร์สำหรับแมคและ iOS เป็นหลัก ซึ่งจุดเด่นก็อยู่ที่การออกแบบแอพที่เรียบหรูดูดีครับ หน้าอ่านเมลทำได้สวยงามที่สุดแล้ว เปิดบน iPad ก็เห็นเมลได้เต็มตา (ไม่เหมือน Outlook บน iPad ที่เวลาเปิดเมลจะเห็นบาร์รายชื่อเมลอยู่ด้านซ้ายเสมอ ซ่อนไม่ได้) แถมยังมีฟังก์ชั่นตอบเมลอย่างรวดเร็ว แค่เลือกคำตอบกับไอคอนที่แอพเตรียมไว้ก็พอ
แต่ความเจ๋งของ Spark นั้นไม่ได้อยู่ที่การออกแบบอย่างเดียว ความสามารถที่จำเป็นสำหรับแอพเมลยุคใหม่ก็มาครบ ตั้งแต่ Smart Inbox ที่เหมือนรวมเอาความสามารถในการจัดกลุ่มเมลของ Inbox (แต่ยังไม่เก่งเท่านะ ยังไม่มีการคัดเมลเที่ยวบิน โรงแรมเหมือน Inbox) กับการคัดเมลสำคัญและ Unified Inbox ของ Outlook ไว้ด้วยกัน ทำให้ผู้ใช้เห็นเมลพร้อมกันจากทุกบัญชีที่แยกระดับความสำคัญเอาไว้แล้วด้วย เมื่อเริ่มต้นใช้แอพ Spark ก็ทำความเข้าใจและจัดระบบระเบียบเมลหน่อย ก็จะจัดการเมลเข้าจำนวนมหาศาลได้ง่ายขึ้น มีคำสั่ง Snooze เมื่อแจ้งเตือนเมลสำคัญอีกครั้งในยามที่เรามีเวลาอีกด้วย แล้วยังรวมหน้าปฏิทินเข้าไปในแอพเลย ทำให้ดูนัดหมายได้ง่ายๆ (แต่ปฏิทินยังไม่เก่งเท่า Outlook นะ)
และความสามารถเด็ดที่ไม่ได้มีในแอพอื่นๆ คือผู้ใช้สามารถปรับแต่งการใช้งานของ Spark ได้เยอะมาก ทั้งเลือกว่าจะเอาฟังก์ชั่นอะไรของแอพไปโชว์เป็นปุ่มบ้าง เวลาปัดซ้าย-ขวาในเมลจะให้เป็นคำสั่งลัดอะไร รวมถึงเรียงลำดับเมนูสำคัญในบาร์ด้านซ้ายของแอพก็ทำได้ทั้งนั้น รวมถึงรองรับการใช้งานบน Apple Watch ด้วย ทำให้เปิดอ่านเมลและตอบกลับได้ง่ายๆ นอกจากนี้ยังรองรับการค้นหาด้วยภาษาธรรมชาติเพื่อเจาะจงการผลที่แม่นยำขึ้น เช่นพิมพ์ค้นหาลงไปว่า PDF attachments from Alex sent last week on Monday แอพก็จะไปหาเมลจาก Alex ที่ส่งมาในวันจันทร์ที่แล้วและมีไฟล์ PDF แนบมาด้วย
Spark รองรับบัญชีเมลหลากหลายค่ายมาก ทั้ง Gmail (และ Google Apps), Yahoo Mail, Outlook, iCloud, Microsoft Exchange และบริการอื่นๆ ที่รองรับ IMAP ก็ใช้ได้หมด แถมยังผูกกับบริการอย่าง dropbox, Google Drive, box, OneDrive, Pocket, Evernote หรือ OneNote เพื่อดึงเนื้อหามาส่งเมลได้ทันที
สรุปเลือกใช้แอพที่เหมาะกับการใช้งานของตัวเอง
จากแอพจัดการเมลทั้ง 3 ตัวที่เราพูดถึงในวันนี้ ก็น่าจะเห็นภาพนะครับว่าแอพตัวดีๆ นั้นมันเก่งกว่าแอพเมลที่มากับเครื่องขนาดไหน ที่นี้ก็เลือกใช้ให้เหมาะกับตัวเองนะครับ อย่าง Inbox นี้ก็เหมาะสำหรับการใช้งานทั่วไป บริหารเมลส่วนตัว เพราะฟังก์ชั่นการจัดกลุ่มเมลของมันนั้นดีที่สุดแล้ว ส่วน Outlook กับ Spark นั้นมาคล้ายๆ กันคือใช้ในเชิงธุรกิจได้ดีด้วย ก็ลองใช้ดูว่าถนัดกับการทำงานของแอพไหนมากกว่ากันครับ (แต่สำหรับ Android ไม่มี Spark ให้ใช้นะ)
สามารถติดตามเนื้อหาเพิ่มเติมได้ที่ นิตยสาร digital Age ฉบับที่ 207
ข้อมูลผู้เขียน
Eka_x (เอกพล ชูเชิด)
วุ่นวายกับเทคโนโลยีมาตั้งแต่เยาว์วัย จนเริ่มมีอายุเยอะก็จับคีย์บอร์ดหาเลี้ยงชีพด้วยงานเขียนด้านเทคโนโลยีมาตลอด แม้ช่วงหลังจะรับงานเขียนครอบจักรวาลอะไรก็ได้ที่ไม่เกี่ยวกับแฟชั่นเครื่องแต่งกาย แต่แก่นของงานคือเทคโนโลยีที่จะพาลงไปจับกับงานทุกประเภท นอกจากเขียนงานเป็นกระดาษแล้ว ยังเปิด aofapp.com เว็บส่วนตัวที่เล็กมากๆ เพื่อเขียนรีวิวแอพมือถือเรื่อยๆ ในเวลาพอจะว่าง โดยมีเป้าหมายจะรีวิวต่อปีให้ได้เกิน 5 แอพ แต่ถึงจะสาหัสกับงานขนาดไหนก็ยังเขียน แชร์ บ่นไปเรื่อยใน twitter.com/eka_x
