แน่ใจนะว่าไม่ได้เสียเวลาไปกับ 10 พฤติกรรมนี้ เพราะ(แทบ)ไม่ช่วย #productive อย่างที่คิด

เคยสังเกตการทำงานในแต่ละวันหรือไม่ ว่าเราทำงานตามแผนที่คิดไว้เป๊ะๆ หรือว่าสิ่งที่พบคือ ทุกๆ วันเราหมดเวลาไปกับอะไรก็ไม่รู้ ที่ไม่เป็นชิ้นเป็นอัน แถมงานก็ไม่เสร็จตามเป้าอีก

บทความของ Deep Patel นักลงทุน และผู้ประกอบการอีก 2 คน ได้วิเคราะห์ 10 พฤติกรรมที่เกิดขึ้นกับหลายๆ คน และพวกเขาคิดว่าสิ่งเหล่านี้มันจะช่วยเรื่องการเพิ่มประสิทธิภาพ (productivity) ในการทำงาน แต่ความจริงแล้วพฤติกรรมเหล่านี้กลับไม่ได้ช่วยอะไรเลย แถมยังทำให้เราใช้เวลาหมดไปวันๆ อย่างไม่รู้ตัวด้วย

“การบริหารเวลา เป็นสิ่งสำคัญต้นๆ ที่ต้องทำ และเป็นหนึ่งใน key ที่ช่วยให้ประสบความสำเร็จด้วย ท่ำคัญอีกอย่างคือ เราต้องยึดมั่นใจแผนหรือเป้าหมายที่จะทำในแต่ละวันให้ได้”

ทีงี้มาดูกันว่า 10 พฤติกรรมที่ทำแล้วไม่เกิดประสิทธิภาพใดๆ เพิ่มขึ้น แถมคนส่วนใหญ่ยังเข้าใจผิดว่า #น่าจะ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้

Multitasking (การทำงานที่หลากหลาย)

เทรนด์การทำงานแบบ Multi หลายคนน่าจะเคยได้ยินมานาน และเชื่อว่าบางคนจะคิดว่าการทำงานแบบ Multitasking นั้นดีเพราะสามารถทำได้หลายๆ งานพร้อมกัน (งานเสร็จได้หลายตัว) แต่จะบอกว่า ไม่จริง!

เพราะมีนักวิทยาศาสตร์หลายคนยืนยันแล้วว่า สมองของมนุษย์ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อให้สามารถทำงานได้หลายอย่างพร้อมกัน หมายความว่า การทำงานที่ดีที่สุดคือ #โฟกัสแค่งานเดียวเต็มที่ ทำให้เสร็จไปทีละงานดีกว่า

นักวิทยาศาสตร์อธิบายว่า การทำงานของสมองจะช้าลง เวลาที่เราเปลี่ยนไปทำงานอย่างอื่น เพราะเหมือนต้องเริ่มต้นทำงานนั้นๆ ใหม่ ดังนั้น การทำงานแบบ Multitasking จะทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลงไม่เต็ม 100% ยิ่งกว่านั้นอาจจะทำให้เกิดข้อผิดพลาดมากกว่าเดิมอีก

Small task addiction (เสพติดการทำงานเล็กๆ น้อยๆ ก่อน)

บางคนจะเริ่มต้นวันทำงานจากงานชิ้นเล็กๆ ก่อน เช่น เช็คความถูกต้องของงาน หรืองานที่ไม่ใช่เป้าหมายหลักของวันนั้นก่อน เพื่อให้สมองได้เริ่มทำงานแบบเบาๆ ก่อน แต่ที่จริงแล้วมันค่อยข้างทำให้เสียเวลา และหมดเวลาไปแบบไม่เป็นชิ้นเป็นอัน กว่าจะเริ่มงานตามเป้าจริงก็สายๆ หรือหลังมื้อเที่ยงด้วยซ้ำไป

สรุปง่ายๆ ก็คือเราควรเริ่มต้นทำงานที่เป็น #งานหลักชิ้นใหญ่ก่อน แล้วค่อยเก็บรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ก่อนหมดวันเพื่อตรวจสอบงานทั้งหมดรอบสุดท้าย

Reading The News (การอ่านข่าว)

การอ่านข่าวทำไมไม่ช่วยเราเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน หลายคนอาจจะเถียงในใจ แต่จะบอกว่า การเสพข่าวที่มีประโยชน์เกี่ยวข้องกับงานเท่านั้นที่ทำได้ในเวลาทำงาน ที่สำคัญต้องใช้เวลาพอดีๆ ไม่มากเกินไป ดังนั้น ถ้าพูดว่าการเสพข่าวจำเป็นต้องดูคอนเทนต์ด้วยว่าเกี่ยวกับอะไร ถึงจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพได้จริงๆ เพราะบางทีเวลาที่เราเสพข่าวที่ไม่จำเป็นต่อประสิทธิภาพงาน ก็ทำให้เราเพลิดเพลินโดนดูดเข้าไป จนเผลอใช้เวลาไปหลายชั่วโมงเลย

All things email (เริ่มต้นงานด้วยอีเมล์)

เขาว่ากันว่า #อีเมล์คือหลุมดำขนาดใหญ่ ที่ดูดกลืนเราได้เป็นครึ่งวัน หรือเป็นวันๆ เพราะทุกครั้งที่เราได้รับการแจ้งเตือนอีเมล์ใหม่ จะทำให้สมาธิของเราหลุดจากการโฟกัสงานมากที่สุด (ถึงแม้ว่าอีเมล์นั้นจะเกี่ยวกับงานก็ตาม) แต่บางทีเราต้องฝึกมีสมาธิกับงานที่ทำตอนนั้นก่อน ไม่ใช่เปลี่ยนไปเปิดอีเมล์ – ตอบอีเมล์ลูกค้าทันทีที่เข้ามา

โซลูชั่นที่ CEOs ชื่อดังหลายคนทำกัน หรือคนที่ประสบความสำเร็จในการงาน ก็คือ กำหนดช่วงเวลาเปิดอีเมล์ให้ดี เช่น เช็คอีเมล์ตอนเช้า (30 นาทีเท่านั้น) หรือ เช็คตอนบ่าย(หลังทานมื้อเที่ยงเสร็จ) หรือก่อนเวลาเลิกงาน (30 นาที) เป็นต้น

Pointless meeting (การประชุมที่ไม่มีจุดมุ่งหมาย/ไม่จำเป็น)

อีลอน มัสก์ ผู้ก่อตั้งและผู้บริหารของบริษัทสเปซเอ็กซ์ (บริษัทแม่ของ Tesla) เคยพูดว่า การประชุมบางอย่างถ้าไม่มีจุดประสงค์ชัดเจน หรือเห็นความคืบหน้าชัดเจน บางทีไม่มีก็ได้ ถ้าจะช่วยเพิ่มเวลาทำงานของพนักงานแล้วงานเสร็จได้ทันตามกำหนด

การประชุมควรเป็นวาระการประชุมที่เพิ่มความคืบหน้า, เปลี่ยนทิศทางการทำงน หรือต้องรับรู้วิกฤตบางอย่างจริงๆ ซึ่ง มัสก์ ค่อนข้างไม่เห็นด้วยกับการประชุมที่มีทุกวัน เขาบอกว่า การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานบางทีต้องให้เวลาคนทำงานอย่างเต็มที่ด้วย ไม่ใช่แค่สั่งงานและกำหนดเดดไลน์ เพราะคุณภาพงานที่ได้มาจะไม่เต็ม 100

Working on the wrong priorities (ทำงานตามลำดับความสำคัญผิด)

มีหลายคนที่เผชิญกับปัญหาการลำดับความสำคัญ หรือแยกแยะการทำงานที่สำคัญมากที่สุดไปน้อยที่สุดไม่เป็น ซึ่งพบว่าเป็นปัญหาต่อประสิทธิภาพการทำงานมากเป็นอันดับต้นๆ ที่เกิดขึ้นในองค์กร โดยจะเห็นว่า หนึ่งในคำถามสัมภาษณ์งานจะเกี่ยวกับความสามารถในการลำดับความสำคัญของงาน และการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า

Social media without a purpose (ใช้โซเชียลมีเดียแบบไม่มีจุดประสงค์)

มีหลายครั้งที่เราเผลอหยิบมือถือมาไถๆ โซเชียลมีเดียอยู่บ่อยๆ ระหว่างชั่วโมงการทำงาน ซึ่งรู้ตัวอีกทีก็หมดเวลาไปหลายชั่วโมงแล้ว สิ่งที่จะพูดก็คือ เราสามารถใช้โซเชียลมีเดียได้ถ้าเกี่ยวกับงาน หรือมีจุดประสงค์อื่นที่ช่วยกระตุ้นประสิทธิภาพการทำงาน เช่น เพื่อหาแรงบันดาลในการทำแคมเปญใหม่ๆ บนโซเชียลมีเดีย เป็นต้น

สิ่งแรกที่จะทำให้เราไขว้เขวกับโซเชียลมีเดียน้อยที่สุด ก็คือ เราควรจะลิสต์โซเชียลมีเดียที่มีประโยชน์ต่อประสิทธิภาพงาน หรือธุรกิจ แยกออกมาจากโซเชียลมีเดียอื่นๆ (จัดเป็น category) และฝึกตัวเองให้โฟกัสกับงานมากขึ้น

Too many breaks (หยุดพักมากเกินไป)

จริงอยู่ที่เราจะต้องรักษา work-life balance เพื่อไม่ให้สุขภาพกายและจิตใจก็กระทบต่อประสิทธิภาพในการทำงาน แต่การพักเบรกควรต้องกำหนดและแบ่งเวลาให้ชัดเจน (รักษาวินัย)

สิ่งที่คนที่ประสบความสำเร็จใช้วิธีนี้บ่อยๆ ก็คือ ตื่นให้เร็วขึ้น และเริ่มลงมือทำงานชิ้นใหญ่หรือยากที่สุดของวันนั้น จากนั้นก็พักเบรกหรืองีบสัก 45 นาที – 1 ชั่วโมง ก่อนที่จะเก็บตกทำงานเล็กๆ น้อยๆ ตามเป้าของวันนั้น แบ่งทำเป็น 2 รอบ เช่น 2 ชิ้นแรก และ 2 ชิ้นหลัง (โดยจะพักเบรกระหว่างทางประมาณ 1 ชั่วโมง หรือ 1.30 ชั่วโมง) ซึ่งก็แล้วแต่กฎระเบียบของแต่ละองค์กรด้วย

Ignoring your mental exhaustion (ไม่สนใจจิตใจที่เหนื่อยล้า)

รู้หรือไม่ว่า ความเหนื่อยล้า หรือความเบื่อหน่ายที่เกิดขึ้นในใจ มีผลกระทบต่อประสิทธิภาพในการทำงานอยู่มากเหมือนกัน

เพราะบางทีความไม่พร้อมของใจที่อยากจะทำงานในวันนั้น จะทำให้งานออกมามีคุณภาพที่แย่กว่ามาตรฐานที่เคยทำไว้ นักจิตวิทยาเคยพูดไว้ว่า คุณภาพการทำงานจะขึ้นอยู่กับความแปรปวนของสภาพจิตใจ ไม่ใช่แค่ระบบการทำงานของสมอง แต่จิตใจคือ key ที่ช่วยขับเคลื่อนความอยาก ความต้องการทำงานชิ้นนั้นให้สำเร็จมากขึ้น

ดังนั้น บรรยากาศ หรือ นอนพักสักแปปพอจะช่วยให้เราคลายความเบื่อหน่ายลงได้บ้าง แต่ไม่ใช่ทั้งหมดเพราะเรื่องของจิตใจต้องอาศัยความคิดบวกของแต่ละบุคคลด้วย

Worrying (ความกังวล)

เช้าวันใหม่หลังจากที่ตื่นนอนมา สิ่งที่ทำได้ดีอีกอย่างคือ หยุดความกังวลว่าวันนี้จะทำงานทันกำหนดหรือไม่ หรืองานที่จะต้องเจอวันนี้ยากเกินไปหรือเปล่า ฯลฯ ซึ่ง negative things เหล่านี้จะยิ่งทำให้ประสิทธิภาพของสมองทำงานไม่เต็มที่

นักจิตวิทยาพูดว่า ความกังวลเป็นปัจจัยที่ทำให้ #พลังงานบวกลดลงเร็วมาก ซึ่งประสิทธิภาพในการทำงานจำเป็นต้องใช้พลังงานบวกค่อนข้างมาก ดังนั้น วิธีแก้ก็คือ ลงมือทำแล้วหยุดกังวลเพราะยังไงเราก็ต้องเจอความท้าทาย และสิ่งยากๆ ในชีวิตทำงานอยู่แล้ว

สรุปเร็วๆ ว่าเราจะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างไรให้เดินเข้าใกล้ความสำเร็จมากขึ้น 5 อย่างที่ควรมี ก็คือ