การแพร่ระบาดของ COVID-19 ทำให้ช่วงเวลาการทำงานของเหล่า CEOs และพนักงานคนอื่นๆ ต่างต้องปรับเปลี่ยนบริหารเวลาให้ดีขึ้น จากเดิมที่ช่วงการแพร่ระบาดแรกๆ ที่บังคับให้เราทุกคนต้อง Work From Home แบบ 100% จนสถานการณ์เริ่มดีขึ้นทีละนิด มีหลายบริษัทก็กลับมาทำงานแบบไฮบริด (Hybrid) เน้นความยืดหยุ่นสูงสามารถกลับเข้าออฟฟิศ และสลับกับ Remote Working (ทำงานจากที่ไหนก็ได้) ได้
ทั้งนี้ การทำงานในยุคไฮบริด ลองดูมุมมองของเหล่า CEOs ว่าพวกเขาคิดเห็นอย่างไรเกี่ยวกับการทำงานรูปแบบใหม่ ไม่ว่าจะไฮบริด หรือแบบเต็ม 100% ที่ออฟฟิศ อย่างเช่น Jamie Dimon จาก JPMorgan Chase ที่พูดว่า “กังวลเรื่องกลับไปทำงานที่ออฟฟิศหรือกลับไปแบบเต็มรูปแบบ”
หรืออย่าง David Calhoun จาก Boeing ที่มองว่า “ผมรู้สึกไม่ค่อยเต็มใจมากนัก ถ้าต้องเดินทางไปประชุมภายในกับพนักงาน Boeing เหมือนตอนก่อนที่จะเกิดโรคระบาดขึ้น”
ดังนั้นผลศึกษาวิจัยของ Michael Porter ในหัวข้อ “How CEOs Manage Time” ถือว่ามีประโยชน์มากต่อพวกเขาเหล่า CEOs เพราะอย่างน้อยๆ มันก็เป็นแนวทางปฏิบัติ หรือหลักคิดในการบริหารเวลาในยุคไฮบริดได้ ซึ่งการศึกษาได้อ้างอิงข้อมูลจาก CEOs ทั้งหมด 27 คน ต่อเนื่องจากปี 2018 (เริ่มเก็บข้อมูลจริงๆ ในปี 2006) โดยหนึ่งในวิธีการก็คือ กลุ่มผู้บริหารระดับสูงได้จดบันทึกแบบนาทีต่อนาทีตลอด 24 ชั่วโมง เป็นเวลา 3 เดือน โดยพบว่า
-
เฉลี่ยการทำงาน 5 ชั่วโมง/สัปดาห์
-
เฉลี่ยเวลานอน 9 ชั่วโมง/คืน
-
เฉลี่ยการออกกำลังกาย 45 นาที/วัน
-
เฉลี่ยใช้เวลาหมดไปกับการประชุม(ตัวต่อตัว) 61%
-
เฉลี่ยใช้เวลาพบลูกค้าประมาณ 3%
ทั้งนี้ บทความของ Michael Porter ได้ตั้งข้อสังเกตว่า CEOs ใช้เวลากับ “เรื่องส่วนตัว” หรือแบ่งเวลาสำหรับ alone time (การอยู่คนเดียว) น้อยเกินไป ทั้งที่เป็นช่วงเวลาในการคิดทบทวน และไตร่ตรองการทำงานให้มีประสิทธาพขึ้นได้ ช่วงเวลานี้ถือว่ามีคุณค่ามากที่จะ reflection หรือทบทวนช่วงเวลาตลอดทั้งวันของเรา
นอกจากนี้ยังแนะนำด้วยว่า สิ่งที่ CEOs น่าจะปรับก็คือ การใช้เวลาน้อยลงกว่าเดิมสำหรับการประชุม, ใช้เวลามากขึ้นกับกรรมการและลูกค้า ฯลฯ
สิ่งที่บทความนี้ย้ำอยู่บ่อยๆ ก็คือ “แม้ว่า CEOs จะมีแรงกดดันด้านเวลาอยู่ตลอด แต่ประสิทธิภาพต้องมาเป็นอันดับแรกๆ สิ่งจำเป็นและ CEOs ต้องปรับ mindset ก็คือ ‘การสร้างความสัมพันธ์’ เพราะการที่บรรลุผลสำเร็จได้ CEOs ต้องใช้เวลาอย่างมากในการสร้างความสัมพันธ์ที่ไว้วางใจได้และมีคุณภาพสูง”
“ถึงแม้ว่าโลกการทำงานแบบไฮบริด จะมีทั้งระยะไกลและที่สำนักงาน แต่ความสัมพันธ์ในองค์กรที่ดีอย่างน้อยๆ เลยคือการพูดคุย แลกเปลี่ยนกันแบบเห็นหน้า ตัวต่อตัว”
CEOs และพนักงาน(ควร) ทำงานแบบไฮบริดเหมือนกัน
อันที่จริง CEOs มักจะทำงานแบบไฮบริดอยู่แล้ว ซึ่งทางที่ดีคือ คนในองค์กรทุกคนควรหันมาทำงานแบบไฮบริดเหมือนกัน อย่างที่ Tim Cook, CEO ของ Apple ได้เสนอให้พนักงานทุกคนในสำนักงานสลับวันทำงาน หรือ เลือกทำงานเฉพาะบางวันเท่านั้นของทั้งสัปดาห์
แต่ตามที่ศึกษาพบว่า CEOs ใช้เวลาทำงานเพียง 47% ที่สำนักงานใหญ่ นอกนั้นจะใช้เวลากับการประชุมนอกสถานที่, การเดินทางเพื่อธุรกิจ หรือทำงานทางไกล ดังนั้น หากสัดส่วนการใช้เวลาที่ออฟฟิศของ CEOs และพนักงานมากพอๆ กัน นอกจากจะทำให้การทำงานมัน flow ขึ้น คุณค่าในเชิงสัญลักษณ์เกี่ยวกับการทำงานที่ออฟฟิศ หรือจากระยะไกลจะมี gap (ช่องว่าง) ระหว่างฝ่ายระหว่างตำแหน่งที่น้อยลง นั้นอาจส่งผลดีต่อประสิทธิภาพการทำงานของทั้งองค์กร
“การเข้าออฟฟิศของตำแหน่งที่มีความสำคัญอย่างระดับผู้บริหาร สามารถเป็นสัญลักษณ์ให้ทุกคนรู้ว่าใครคือคนที่มีความสำคัญกับองค์กร ผู้คนจะเฝ้าดูสิ่งนี้อย่างระมัดระวังมากกว่าที่ CEOs คิดด้วยซ้ำไป”
ลดผลกระทบจากการวิดีโอทางไกล
เพราะความสะดวกสบายของเทคโนโลยีทำให้เราสามารถประชุมกันได้แม้ว่าจะไม่เจอหน้า อย่างดปรแกรม Zoom หรืออีกมากมาย แต่ด้วยความที่มันสะดวกเกินไปจึงทำให้ชั่วโมงแห่งการประชุมเฉลี่ยแล้วมันมากกว่าที่ควรจะเป็น สิ่งหนึ่งที่เห็นได้ชัดคือ ขอบเขตในการทำงานและชีวิตประจำวันที่มันเบลอรวมกันไม่มีการแบ่งแยกชัดเจน
และนี่คือ 3 สิ่งที่อาจจะกระทบต่อการทำงานแบบไฮบริดที่ไม่แบ่เวลาชัดเจน สำหรับ CEOs และอาจจะรวมไปถึงพนักงานในองค์กรด้วย
- ปรากฎตัวในการประชุมที่ไม่จำเป็น: แม้ว่า CEOs จะเข้ามา join การประชุมออนไลน์ง่ายขึ้น แต่ข้อเสียก็คือ ความรู้สึกของพนักงานที่อาจจะมองว่าถูกจับตามองเกี่ยวกับการทำงานมากเกินไป ซึ่งช่วงที่มีการแพร่ระบาดแรกๆ พบว่า CEOs จำนวนมากใช้เวลามากเกินไปในการตรวจสอบการปฏิบัติงาน และพนักงานอาจรู้สึกอึดอัด ทำงานได้ไม่เต็มที่อย่างเคย มีส่วนต่อ productivity ได้ในระยะยาว
- เชิญผู้ใต้บังคับบัญชาเข้าร่วมการประชุมกลุ่มมากเกินไป: ผลการศึกษาพบว่ายิ่งจำนวนคนเข้าร่วมประชุมมากเท่าไหร่ จะทำให้พนักงานเงียบและไม่ออกความคิดเห็น ตามผลศึกษาของปี 2018 CEOs ใช้เวลาประชุมกับกลุ่มเล็ก (ไม่เกิน 5 คน) ประมาณ 63% ซึ่งจะได้ประสิทธิภาพมากกว่า
- พึ่งพาการประชุมทางวิดีโอมากเกินไป: ในการศึกษาเมื่อปี 2018 พบว่า ผู้บริหารใช้เวลา 42% ของการประชุมออนไลน์แบบรายบุคคล โดยให้พวกเขารายงานโดยตรงและเปิดใจกับคนที่พวกเขารู้จักดีอยู่แล้ว
ทั้งนี้ อย่างที่พูดไปข้างบนว่า CEOs มักจะใช้เวลากับตัวเองน้อยเกินไป แม้แต่ในช่วงก่อนระบาด CEOs ก็ใช้เวลาหมดไปกับเรื่องงานมากกว่า โดย CEOs ทำงาน 79% ของวันหยุดสุดสัปดาห์ (เฉลี่ย 3.9 ชั่วโมงต่อวัน) และ 70% ของวันหยุดก็ยังทำงาน (เฉลี่ย 2.4 ชั่วโมงต่อวัน)
ขณะที่ 75% ของ CEOs ส่วนใหญ่จะจัดสรรเวลาไปกับตารางงานล่วงหน้า ซึ่งเห็นได้ชัดว่าชั่วโมงการทำงานที่มากเกินไป ทำให้กระบวนการทบทวน, การคิด หรือแพลนงานล่วงหน้าระยะยาวจะเหลือเวลาน้อยลง หมายความว่าการพัฒนาเรื่อง productivity จำเป็นมากๆ ที่เราต้องแบ่งเวลาเพื่อทบทวนการทำงานตลอดทั้งวันอย่างเหมาะสมด้วย ซึ่งยุคไฮบริดกับการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพต้องคิดองค์ประกอบหลายอย่าง เช่น เวลา, เครื่องมือการทำงาน, แนวคิดขององค์กร เป็นต้น
ที่มา: hbr
