การที่คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ undo send ใหม่ของ Google ได้ไม่ได้หมายความว่าคุณจะส่งอีเมล์อย่างไม่รับผิดชอบได้ เพราะถ้าคุณทำงานอย่างเร็วเหมือนเดิมคุณจะตรวจไม่เจอข้อผิดพลาดด้วยซ้ำ
อันที่จริงแล้วมีบางอย่างที่มืออาชีพทำเพื่อป้องกันความผิดพลาดและรับรองอนาคตการทำงานของพวกเขา สิ่งที่พวกเขาระวังมีทั้งหมด 4 สิ่งดังต่อไปนี้
1.กดส่งก่อนที่คุณควรจะทำ
เรียกว่าซวยแน่ๆ หากคุณส่งอีเมล์หากคุณส่งอีเมล์หาใครสักคนอย่างครึ่งๆ กลางๆ โดยเฉพาะเมื่อคุณยังรีไรท์มันไม่เสร็จและคำบางคำอาจก่อให้เกิดความเข้าใจผิดได้ แต่หากคุณใช้เวลาสัก 10 นาทีเพื่อดูว่ามีความผิดพลาดอะไรหรือไม่ หรือหากคุณเผลอส่งไปแล้วคุณก็ควรเขียนจ่าหน้าพร้อมแนบเมล์อันใหม่ไปว่า
ฉันเผลอคลิกก่อนที่จะเขียนอีเมล์เสร็จ ดังนั้นได้โปรดอ่านเมล์นี้แทน ขออภัยในความผิดพลาด
2.เผลอกด replying all
สิ่งนี้เกิดขึ้นในสองสถานการณ์ หนึ่ง คุณส่งบางอย่างที่ไม่ได้เป็นความลับแต่คนอื่นไม่ควรอ่าน เช่นจดหมายขอลาหยุด หรือสอง คุณส่งเมล์นินทาเพื่อนมหาวิทยาลัยให้กับคนทั้งบริษัท หากคุณเผลอส่งไปแล้วให้ส่งอีเมล์ตามไปอีเมล์พร้อมเขียนขอโทษคนทั้งบริษัท หรือหากเป็นในเชิงบุคคลก็แค่ยกหูโทรหาพวกเขา
3.พิมพ์ผิด
บางครั้งการพิมพ์ผิดก็เปลี่ยนความหมายไปเยอะ เช่น การใส่ “” หรืออัญประกาศทำให้คำภายในต้องแปลความอย่างกว้าง หากการเผลอเรอไม่ได้เปลี่ยนความหมายไปมากนักคุณก็เพียงเขียนแนบในอีเมล์ครั้งต่อมาเพื่อแก้ไขคำผิด แต่หากคำผิดทำให้เกิดความเข้าใจผิดได้ ให้ส่งอีเมล์ตามไปเพื่อแก้คำผิดทันที
4.ส่งอีเมล์หาคนผิด
ความผิดพลาดเช่นนี้เกิดขึ้นได้ในสองกรณีเช่นกัน ไม่ว่าคุณส่งข้อความเกี่ยวกับบริษัทผิดไปยังเพื่อนร่วมงานหรือคุณส่งข้อมูลที่อ่อนไหวในบริษัทไปให้บุคคลภายนอก ถ้าเป็นกรณีแรกให้ข้อโทษเขาและขอให้เขาลบอีเมล์นั้นไปเสีย หากเป็นกรณีที่สอง คุณต้องรีบบอกผู้จัดการให้ทราบว่าเกิดอะไรขึ้นและหาว่าข้อมูลไหนที่หลุดรั่วออกไปจากนั้นให้โทรหาบุคคลนั้นเป็นการส่วนตัวและขอให้เขาลบอีเมล์นั้นทิ้งซะ
Source http://mashable.com/2015/09/13/email-mistakes-fixes/#.BeSMLnzu8kP
