หลายคนคงเคยเจอกับปัญหา “การลาหยุดที่ไม่ได้หยุด” จากอีเมล์และข้อความจำนวนมากที่หลั่งไหลเข้ามาสู่ Inbox แบบไม่ขาดสายจนต้องเลือกว่าจะ “ตอบอีเมล์” จนอาจต้องเสียเวลาเป็นชั่วโมงหรือหลายชั่วโมงในวันหยุดพักผ่อนไป หรือบางคนอาจเลือกที่จะ “ไม่ตอบ” แล้วก็ต้องเจอะกับ “สีนามิ” อีเมล์จำนวนหาศาลในวันที่กลับมาทำงานอีกครั้ง หรือบางคนก็อาจจะเดินทางสายกลางเพื่อแก้ปัญหานี้ ซึ่งจากสถิติล่าสุดพบว่าคนทำงานมากกว่า 84% ต้องเจอกับปัญหานี้ และอีกมากกว่า 70% ก็ไม่ได้เจอกับข้อความผ่านทางอีเมล์เท่านั้น แต่ยังมีมาจากอีกหลายช่องทางไม่ว่าจะเป็น Team, Slack รวมถึงแอปพลิเคชั่นส่งข้อความอื่นๆ
ล่าสุด CNBC เผยแพร่หลายๆคำแนะนำจากที่ปรึกษาด้าน Work-Life Balance และ CEO บริษัทใหญ่ๆหลายบริษัท พร้อมกับคำแนะนำวิธีการแก้ปัญหานี้ไว้ได้อย่างน่าสนใจ
ปัญหามีอยู่จริง
Joe Robinson ที่ปรึกษาด้าน Wolk-Life Balance เปิดผลสำรวจคนทำงานที่เกี่ยวข้องกับปัญหาอีเมล์ในวันหยุดพักผ่อนเอาไว้โดยผลพบว่า 25% เผชิญปัญหานี้และเลือกที่จะเลื่อนวันหยุดพักผ่อนออกไปเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาอีเมล์ค้างจำนวนมากหลังกลับมาทำงาน นอกจากนี้ 34% เลือกที่จะใช้วันหยุดพักผ่อนให้สั้นลงเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเดียวกันนี้ และมีพนักงานสัดส่วนถึง 87% ที่เห็นด้วยและชื่นชอบนโยบาย “disconnect after work” ยกเว้นกรณีฉุกเฉิน
Robinson ให้ตัวอย่างจาก Mercedes-Benz Group ที่มีนโยบายให้พนักงานสามารถตั้งค่า Inbox อีเมล์ในวันหยุดให้ auto-delete อีเมล์ระหว่างที่กำลังหยุดพักผ่อนได้ (โดยระบบจะแจ้งเตือนไปยังผู้ส่งว่าอีเมล์นั้นถูกลบด้วย) ซึ่งจากผลสำรวจก็พบว่ามีพนักงานกลุ่มตัวอย่างถึง 95% ที่สนับสนุนนโยบายนี้หากจะนำมาใช้ที่บริษัทที่ตนเองทำงานอยู่เช่นกัน
ขณะที่เหตุผล 2 อันดับแรกที่พนักงานเช็คอีเมล์ในวันหยุดพักผ่อนก็คือ
- กลัวว่าจะตกงาน
- อยากที่จะได้รับการเลื่อนขั้น
คำแนะนำจากบรรดา CEO บริษัทชั้นนำในสหรัฐหลายบริษัทให้คำแนะนำในเรื่องนี้เอาไว้หลายวิธีการด้วยเช่นกัน
1.เปิด autoreply อีเมล์ให้ครอบคลุมเวลาก่อนและหลังการลาหยุด
คุณ Shawn Plummer ผู้ก่อตั้งและ CEO ของบริษัท The Annuity Expert ตัวแทนด้านการเงินและประกันภัย แนะนำว่าสามารถใช้กาการเปิดระบบ autoreply พร้อมกับบอกระยะเวลาการลาหยุดของเราไป รวมถึงต้องให้ข้อมูลการติดต่อของเพื่อนรวมงานสำหรับอีเมล์ในเรื่องเร่งด่วน โดยระบบทั้งหมดนี้ให้เปิดไว้ให้ครอบคลุ่มมาถึงวันก่อนและหลังการหยุดพักผ่อนด้วย ซึ่งการมีเวลาเพิ่มขึ้นมานั้นจะช่วยลดความเครียดที่เกิดขึ้นได้
2.เลือก email partner
email partner ก็คือเพื่อนร่วมงานที่จะมาช่วยบริการจัดการและช่วยตอบหรือจัดการอีเมล์ในเรื่องเร่งด่วนฉุกเฉินต่างๆ เพื่อให้คนที่ลาหยุดพักผ่อนไม่ต้องห่วงหน้าพะวงหลัง และไม่ต้องกลับมาพบกับอีเมล์จำนวนมากจนจัดการไม่ไหวใน inbox อย่างไรก็ตาม email parter ก็ควรที่จะช่วยจัดการเฉพาะอีเมล์ที่มีความฉุกเฉินเร่งด่วนเท่านั้นเพื่อหลีกเลี่ยงภาระงานที่มากเกินไป
3.ตั้งค่า Filter
วิธีการนี้แนะนำโดยคุณ Stanislav Khilobochenko รองประธานฝ่ายบริการลูกค้าของบริษัท Clario บริษัทด้านความปลอดภัยไซเบอร์ เป็นการตั้งค่าเพื่อคัดกรองอีเมล์ที่สำคัญเร่งด่วนให้แยกออกจากอีเมล์ที่ไม่สำคัญ โดย
- ตั้งค่าให้ส่งอีเมล์ทุกฉบับไปยัง archive และตั้งค่าให้เป็นอ่านแล้วทั้งหมด
- ตั้งค่าให้ส่งอีเมล์ที่มี README ในหัวข้อไปยังโฟลเดอร์พิเศษที่ชื่อว่า “README”
คุณ Stanislav ตั้งค่า autoreply โดยแจ้งผู้ส่งว่าเธอตั้งค่าให้อีเมล์ทุกฉบับถูกส่งเข้าสู่ Archive ทั้งหมดระว่างวันหยุดพักผ่อนและสำหรับอีเมล์เร่งด่วนจะมีเพื่อนร่วมงานรับผิดชอบให้ แต่ก็จะระบบไว้สำหรับอีเมล์ที่ไม่เร่งด่วนแต่อยากจะให้อ่านเมื่อกลับจากวันหยุดพักผ่อนก็ให้ใส่ข้อความ README เอาไว้ใน subject ของอีเมล์ฉบับนั้น
คุณStanislave ระบุว่า หลังจากกลับจากวันหยุดพักผ่อน 2 สัปดาห์เธอได้รับอีเมล์จำนวนมากถึง 3,000 ฉบับ แต่ก็พบว่ามีอีเมล์อยู่ในโฟลเดอร์ README เพียง 4 ฉบับเท่านั้น
4.Mute Notification ปิดการแจ้งเตือน
คุณ Christy Pyrz CMO บริษัท Paradigm Peptides แนะนำว่าเพื่อตัดขาดจากการทำงานก็ควรที่จะปิดการแจ้งเตือนระบบอีเมล์และข้อความทั้งหมดไปเลย อย่างไรก็ตาม คุณ Mrigaa Sethi นักเขียนด้านการท่องเที่ยวระบุว่าให้ ลบแอปฯ ไม่ว่าจะเป็น Email, Team หรือ Slack ทิ้งไปเลยเพื่อปิดประตูการรับข่าวสารลงไปทั้งหมด
5. กำหนดเวลาเช็คเมล์วันละครั้ง
อย่างไรก็ตามหากใครยังไม่สามารถตัดขาดจากการเช็คเมล์ในวันหยุดพักผ่อนได้ก็มีคำแนะนำในเรื่องนี้เช่นกันเช่นคุณ David Ly CEO บริษัท Iveda บริษัทเทคที่จดทะเบียนในตลาดหุ้น Nasdaq ระบุว่า ไม่ว่าจะอยู่ระหว่างหยุดพักผ่อนหรือไม่เขาจะพยายามเช็คอีเมล์ทุกๆวันโดยกำหนดเวลาเช็คเมล์ที่แน่นอนในแต่ละวันเอาไว้ เช่นเดียวกับ Jonathan Zacharias ผู้ก่อตั้งบริษัท GR0 เอเจนซี่ด้าน Digital Marketing ที่แนะนำให้เช็คเมล์วันละครั้ง อาจเป็นช่วงเช้าหรือช่วงคำก็ได้
6. อย่าตอบถ้าไม่จำเป็น
ว่ากันว่าอีเมล์สามารถขยายพันธุ์ได้รวดเร็วเหมือนกับกระต่าย หมายถึงการส่งอีเมล์ 1 ฉบับจะทำให้มีอีเมล์เพิ่มขึ้นได้อย่างน้อย 5 อีเมล์ และแต่ละอีเมล์จะเอาเวลาของคุณไปอย่างน้อยอีเมล์ละ 3 นาที นั่นหมายความว่าคุณจะประหยัดเวลาได้ 18 นาทีกับอีเมล์ที่คุณไม่ได้ตอบ นอกจากนี้ยังมีคำแนะนำเพิ่มเติมก็คือไม่จำเป็นต้องตอบอีเมล์เพียงแค่บทสนทนาอย่าง Thanks หรือ Got it เนื่องจากคนที่ได้รับก็ต้องเสียเวลาเปิดอ่านอยู่ดี
นั่นคือคำแนะนำบางส่วนในการรับมือกับ “อีเมล์” จำนวนมากมายที่อาจเรียกได้ว่ามากมายจนท่วมหัวหลังจากวันหยุดพักผ่อน ซึ่งทุกคนก็สามารถเลือกวิธีการจัดการด้วยตัวเองได้ ขณะที่องค์กรก็สามารถออกนโยบายเพื่อช่วยคนทำงานแก้ปัญหาเรื่องนี้ได้เช่นกัน ซึ่งนอกจากบริษัทอย่าง Mercedes-Benz Group แล้ว ก็มีตัวอย่างจากบริษัท Checkr บริษัทนายหน้าจ้างงานในสหรัฐก็สำรองเวลาให้คนทำงานเพิ่มเติมหลังจากวันหยุดพักผ่อนให้จัดการกับอีเมล์เพียงอย่างเดียวได้ก่อนที่จะกลับมาทำงานอย่างผ่อนคลายมากกว่าเดิมนั่นเอง
